Maakuntahallitus
Pöytäkirja 27.02.2023/Pykälä 25

Maakuntahallitus 30.01.2023 § 10 

Tiivistelmä

KPMG Oy Ab:lta on tilattu ulkoinen tarkastus, jonka avulla selvitetään, onko Uudenmaan liitossa markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneet kulut ja hankinnat vuosilta 2017-2022 toteutuneet ja tehty asianmukaisesti liiton toimintaa koskeviin talousarvioon, tavoitteisiin ja ohjeisiin nähden. Maakuntahallitukselle esitetään, että se merkitsee toimeksiannon käynnistymisen tiedoksi.

Selostus

Selvityksessä laaditaan yhteenveto toimintojen kuluista ja kohteista, annetaan arvio kulujen syntymisen ja hankintojen toteuttamisen asianmukaisuudesta, ohjeistuksen riittävyydestä ja toimintamenettelyiden kehittämistarpeista. Selvityksen tuloksena annetaan kehittämissuosituksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Selvityksen toimeksiantajana on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Se järjestetään toimivasta johdosta ja lakisääteisestä tilintarkastuksesta riippumattomaksi. Selvityksen raportoinnin yhteydessä tullaan kuvaamaan tehdyt havainnot ja johtopäätökset ja annetaan suositukset toiminnan edelleen kehittämiseksi. Raportti tuodaan maakuntahallituksen käsiteltäväksi helmi- tai maaliskuussa, riippuen työn valmistumisen aikataulusta.

Selvityksen tarve nousi Helsingin Sanomien toimittajan 29.11.2022 tietopyynnöstä, joka kohdistui kaikkiin asiakirjoihin koskien Uudenmaan liiton yhteistyötä Red Carpet -tapahtuman kanssa sekä kaikkiin asiakirjoihin koskien Uudenmaan liiton yhteistyötä Hyvinkään Tahko ry:n ja/tai Tahko Pesis Oy:n sekä Suomen pesäpalloliiton kanssa.

Helsingin Sanomat julkaisi sittemmin 20.1.2023 asiasta artikkelin otsikolla "Maakuntaliiton johtaja ostaa toistuvasti vip-palveluita itselleen läheiseltä pesäpallojoukkueelta".

Suoritettu sisäinen tarkastus

Tietopyynnön takia suoritettiin alustava sisäinen tarkastus. Tätä tarkoitusta varten koottiin pitkältä ajanjaksolta kyseiset määrärahojen käytöt ja otettiin mukaan tarkasteluun muita vastaavia määrärahankäyttöjä.

Tarkastuksen pohjalta todettiin mm, että yhteistyö tietopyynnössä mainittujen tahojen kanssa on ollut maakuntajohtajan toimivaltuuksien mukaista. Yhteistyöstä on tarvittavin osin tehty viranhaltijapäätökset, jotka on julkaistu yleisesti nähtäväksi tietoverkkoon. Päätöksistä on ollut mahdollista tehdä oikaisuvaatimus. Päätökset on myös ilmoitettu maakuntahallituksen puheenjohtajistolle otto-oikeuden käyttämistä varten. Uudenmaan liiton toiminnassa ja määrärahojen käytössä on aina johdonmukaisesti noudatettu täyttä avoimuutta ja kyseisen tietopyynnön kohteena olevat toiminnat ovat laajalti ja avoimesti tiedossa osana liiton markkinointi- ja sidosryhmätoimintaa.

Tarkastuksessa tunnistettiin joitakin välittömiä jatkotoimenpidetarpeita mm. toiminnan kehittämisen osalta. Tarkastusmuistio lähetettiin maakuntahallituksen jäsenille 13.12.2022. Se ei ole vielä julkinen, koska asian käsittely on kesken. 

Asian tausta

 Uudenmaan liiton hallintosäännön 2. §:n mukaan maakuntahallitus huolehtii sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta.

 Hallintosäännön 6. §:n mukaan maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän

 viestintää ja tiedottamista.

Päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää merkitä selostusosassa kuvatun erillisselvityksen käynnistymisen tiedoksi.

Käsittely:

Kokouksessa läsnä ollut toimiston henkilöstö poistui kokouksesta tämän ja seuraavan asian käsittelyn ajaksi. Asia käsiteltiin puheenjohtajan selostuksen pohjalta.

Keskustelun aikana jäsen Komulainen puheenjohtajan kannattamana ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi, koska esittelijänä asian luonteen vuoksi on oltava maakuntahallituksen puheenjohtaja. Asian käsittely uuden valmistelun perusteella jatkuu seuraavassa kokouksessa.

Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

 Maakuntahallitus päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

Lisätiedot:

 Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkula

Maakuntahallitus 27.02.2023 § 25  

11/02.08.01.00/2023  

Tiivistelmä

Maakuntahallituksen puheenjohtaja antaa hallitukselle selostuksen erillisselvitystyön etenemisestä. Asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta maakuntahallituksen kokouksessa.

Maakuntahallitus palautti 30.1.2023 asian uudelleen valmisteltavaksi, koska esittelijänä asian luonteen vuoksi on oltava maakuntahallituksen puheenjohtaja. Asian käsittelyä päätettiin jatkaa uuden valmistelun perusteella seuraavassa kokouksessa.

Maakuntahallituksen 19.12.2022 käymän keskustelun perusteella ja puheenjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti liitto on tilannut KPMG Oy Ab:lta ulkoisen tarkastuksen, jonka avulla selvitetään, onko Uudenmaan liitossa markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneet kulut ja hankinnat vuosilta 2017-2022 toteutuneet ja tehty asianmukaisesti liiton toimintaa koskeviin talousarvioon, tavoitteisiin ja ohjeisiin nähden. Tarkastuksen kohteena on kaikkien johtoryhmän jäsenten toiminta. Maakuntahallitukselle esitetään, että se merkitsee toimeksiannon käynnistymisen ja etenemisen tiedoksi.

Selostus

Selvityksessä laaditaan yhteenveto toimintojen kuluista ja kohteista, annetaan arvio kulujen syntymisen ja hankintojen toteuttamisen asianmukaisuudesta, ohjeistuksen riittävyydestä ja toimintamenettelyiden kehittämistarpeista. Selvityksen tuloksena annetaan kehittämissuosituksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Selvityksen toimeksiantajana on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Se järjestetään toimivasta johdosta ja lakisääteisestä tilintarkastuksesta riippumattomaksi. Selvityksen raportoinnin yhteydessä tullaan kuvaamaan tehdyt havainnot ja johtopäätökset ja annetaan suositukset toiminnan edelleen kehittämiseksi. Tavoitteena on tuoda raportti maakuntahallituksen käsiteltäväksi maaliskuussa, riippuen työn valmistumisen aikataulusta.

Selvityksen tarve nousi Helsingin Sanomien toimittajan 29.11.2022 tietopyynnöstä, joka kohdistui kaikkiin asiakirjoihin koskien Uudenmaan liiton yhteistyötä Red Carpet -tapahtuman kanssa sekä kaikkiin asiakirjoihin koskien Uudenmaan liiton yhteistyötä Hyvinkään Tahko ry:n ja/tai Tahko Pesis Oy:n sekä Suomen pesäpalloliiton kanssa.

Helsingin Sanomat julkaisi sittemmin 20.1.2023 asiasta artikkelin otsikolla "Maakuntaliiton johtaja ostaa toistuvasti vip-palveluita itselleen läheiseltä pesäpallojoukkueelta". Ja myöhemmin HS on julkaissut aiheesta kaksi jatkoartikkelia.

Suoritettu sisäinen tarkastus

Tietopyynnön takia liitossa suoritettiin alustava sisäinen tarkastus. Sisäisen tarkastuksen vastuujohtajana toimi Inka Tikkanen. Tarkastuksessa tunnistettiin joitakin välittömiä jatkotoimenpidetarpeita mm. toiminnan kehittämisen osalta. Tätä tarkoitusta varten koottiin pitkältä ajanjaksolta kyseiset määrärahojen käytöt ja otettiin mukaan tarkasteluun muita vastaavia määrärahankäyttöjä.

Tarkastuksen pohjalta va. hallintojohtaja totesi mm, että yhteistyö tietopyynnössä mainittujen tahojen kanssa on ollut maakuntajohtajan toimivaltuuksien mukaista. Yhteistyöstä on tarvittavin osin tehty viranhaltijapäätökset, jotka on julkaistu yleisesti nähtäväksi tietoverkkoon. Päätöksistä on ollut mahdollista tehdä oikaisuvaatimus. Päätökset on myös ilmoitettu maakuntahallituksen puheenjohtajistolle otto-oikeuden käyttämistä varten. Tarkastuksen yhteenvetona va. hallintojohtaja totesi, että Uudenmaan liiton toiminnassa ja määrärahojen käytössä on aina johdonmukaisesti noudatettu täyttä avoimuutta ja kyseisen tietopyynnön kohteena olevat toiminnat ovat laajalti ja avoimesti tiedossa osana liiton markkinointi- ja sidosryhmätoimintaa.

Tarkastusmuistio lähetettiin maakuntahallituksen jäsenille 13.12.2022. Se ei ole vielä julkinen, koska asian käsittely on kesken. 

Maakuntahallitus kävi asiasta kokouksensa 19.12.2022 lopuksi keskustelun siten, että liiton henkiökunta oli poistunut kokouksesta. Maakuntahallitus antoi puheenjohtajalle tehtäväksi ryhtyä asian jatkotoimenpiteisiin, joista puheenjohtaja informoi maakuntahallituksen jäseniä sähköpostiviestillään 22.12.2022 todeten mm., että "Kävimme maakuntahallituksen jäsenten kesken asiasta laajan keskustelun 19.12.2022. Sisäisen tarkastuksen tuottama muistio koskien HS:n tietopyyntöä todettiin hyväksi. Totesimme kuitenkin, että asian luonteen vuoksi ulkoinen selvitys on hyödyllistä teettää ja että liiton toiminnan kehittämisen ja läpinäkyvyyden kannalta sen on syytä käsittää kaikki johtoryhmän jäsenet sekä kattaa hankinnat, markkinointi, edustukset yms. kokonaisuus. Lisäksi totesimme, että hallitukselle on syytä valmistella myös selvitys ohjesäännöistä ja muista aihepiirin toimintaa ohjaavista ohjeista. Näin voimme samalla käsitellä aihepiirin käytäntöjä laajemmaltikin ja päättää mahdollisesti tarvittavista ohjeistuksista. . Nyt kyseessä olevassa asiassa maakuntahallituksen tarpeelliseksi katsoman selvityksen tekijänä on luontevasti liiton ulkoisena valvojana toimiva yhteisö, siis KPMG. . Kun tämä on erillinen toimeksianto, niin hankintaa varten pyydän tarjouksen, jonka asiallisuuden ja kustannustason voin arvioida alan käytäntöjen perusteella. . Kun kyse on julkishallinnon auktorisoidusta tarkastusyhteisöstä, niin hankimme samalla arvion ja suositukset tällaista toimintaa koskevan ohjeistuksemme kehittämistarpeesta."

Todetaan, että maakuntajohtajan sidonnaisuusilmoitusta on Uudenmaan liiton sidonnaisuusrekisterin tietojen mukaan täydennetty 23.1.2023.

Maakuntahallituksen puheenjohtaja sai KPMG:n tarjouksen 11.1.2023. Tämän tuloksena liitto solmi sopimuksen KPMG:n kanssa 24.1.2023. Työ on käynnistynyt puheenjohtajan ohjauksessa. HS esitti tätä koskevan tietopyynnön, jonka mukaiset asiakirjat puheenjohtaja toimitti HS:lle 13.2.2023.

Asian tausta

Uudenmaan liiton hallintosäännön 2. §:n mukaan maakuntahallitus huolehtii sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja

tuloksellisuudesta.

Hallintosäännön 6. §:n mukaan maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista.

Päätösesitys:

 Maakuntahallitus merkitsee selostuksen tiedoksi.

Asian käsittely:

Asia käsiteltiin kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä.

 Asian käsittelyn aikana selostustekstiin tehtiin seuraavat muutokset:

-        Suoritettu sisäinen tarkastus -luvun toinen kappale kuuluu muutettuna näin: "Tarkastuksen pohjalta va. hallintojohtaja totesi mm, että yhteistyö tietopyynnössä mainittujen tahojen kanssa on ollut maakuntajohtajan toimivaltuuksien mukaista. Yhteistyöstä on tarvittavin osin tehty viranhaltijapäätökset, jotka on julkaistu yleisesti nähtäväksi tietoverkkoon. Päätöksistä on ollut mahdollista tehdä oikaisuvaatimus. Päätökset on myös ilmoitettu maakuntahallituksen puheenjohtajistolle otto-oikeuden käyttämistä varten. Tarkastuksen yhteenvetona va. hallintojohtaja totesi, että Uudenmaan liiton toiminnassa ja määrärahojen käytössä on aina johdonmukaisesti noudatettu täyttä avoimuutta ja kyseisen tietopyynnön kohteena olevat toiminnat ovat laajalti ja avoimesti tiedossa osana liiton markkinointi- ja sidosryhmätoimintaa." (muutokset tummennettuna)

-        Ennen Suoritettu sisäinen tarkastus -luvun viimeistä kappaletta lisättiin lause: Todetaan, että maakuntajohtajan sidonnaisuusilmoitusta on Uudenmaan liiton sidonnaisuusrekisterin tietojen mukaan täydennetty 23.1.2023.

Päätös:

Maakuntahallitus päätti selostustekstiin tehtyjen muutosten jälkeen esityksen mukaisesti.

Lisätiedot:

Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkula