Maakuntahallitus
Pöytäkirja 11.12.2023/Pykälä 184

Maakuntahallitus 23.10.2023 § 155 

Tiivistelmä 

Maakuntahallitukselle esitetään, että se käy evästyskeskustelun liiton viestinnän linjauksista. Viestinnän periaatteet Uudenmaan liitossa -asiakirja tuodaan erikseen maakuntahallituksen hyväksyttäväksi evästyskeskustelun pohjalta.

Selostus

Viestinnän periaatteissa linjataan liiton viestintää ohjaavat arvot ja avataan viestinnän toimintamallia. Linjauksissa kuvataan tiiviisti muun muassa viestinnän tavoitteet, painopisteet, pääkohderyhmät, kanavat ja ydintuotteiden pääviestit. Periaatteet toimivat perustana liiton viestinnän käytännöille. Viestintäyksikkö määrittelee lisäksi tarkemmat vuosittaiset tavoitteet osana toiminnansuunnittelua.

Periaatekirjaukset korostavat avoimuutta Uudenmaan liiton toiminnan lähtökohtana. Tavoitteena on, että liiton viestintä on ymmärrettävää, oikein ajoitettua, eri kanaviin sovitettua ja suunnitelmallista. Laadukas viestintä

tekee näkyväksi liiton tavoitteita, toimintaa ja tuloksia sekä luo edellytykset vuorovaikutukselle.

Maakuntahallituksen keväällä 2023 teettämä erillisselvitys liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista
 

Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkula tilasi vuodenvaihteessa 2022-2023 KPMG Oy Ab:lta ulkoisen tarkastuksen, jonka avulla selvitettiin, oliko Uudenmaan liitossa markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneet kulut ja hankinnat vuosilta 2017-2022 toteutuneet ja tehty asianmukaisesti liiton toimintaa koskeviin talousarvioon, tavoitteisiin ja ohjeisiin nähden.

Selvityksen tuloksena KPMG antoi kehittämissuosituksia toiminnan edelleen kehittämiseksi. Kehittämissuositusten pohjalta Uudenmaan liiton toimisto laati kirjalliset toimenpidesuunnitelmat aikatauluineen raporttiin sisällytettäväksi. Näitä käsiteltiin maakuntahallituksessa 5.6.2023 sekä 8.6.2023. Markkinointiin, viestintään ja edunvalvontaan liittyvät toimenpidesuunnitelmat on lueteltu alla.

Edunvalvontaan liittyvien yhteistyökumppaneiden valinta

Liitossa laaditaan jatkossa vuosittainen edunvalvontasuunnitelma, joka sisältää edunvalvonnan tavoitteet, tapahtumat ja kohderyhmät. Suunnitelman pitää olla dynaaminen siten, että siinä otetaan huomioon ulkoisten olosuhteiden muutokset ja esille nousevat vaikuttamismahdollisuudet. Edunvalvontasuunnitelman pohjalta määritellään viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sekä resurssointi. Pitkän aikavälin tavoitteena tulisi olla edunvalvonnan nelivuotisen raamin laatiminen kunkin eduskuntakauden nivelvaiheessa ja sen hyväksyminen ja päivittäminen maakuntahallituksessa EU-ohjelmakaudet tarvittaessa huomioiden.

Viestinnän periaatteet valmistellaan pikaisesti maakuntahallituksen päätettäväksi. Edunvalvontasuunnitelman vuodelle 2024 tulee valmistua syksyllä 2023. Sen pohjalta valmistuva suunnitelma viestintä- ja markkinointitoimenpiteistä sekä resurssoinnista valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä.

Sidosryhmätilaisuuksien järjestäminen

Liiton sidosryhmätilaisuudet kohdennetaan edunvalvontasuunnitelman pohjalta niin, että pääkohderyhmät tavoitetaan parhaalla mahdollisella tavalla käytettävissä olevat resurssit huomioon ottaen. Kohdentamisen onnistuminen edellyttää kohderyhmien ja keskeisten kumppanuuksien tunnistamista moniammatillisessa prosessissa. Valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä.

Edunvalvontaa, viestintää ja markkinointia koskevat suositukset, hallitukselle tuotavat toiminnan periaatteet ja raamit, hankintojen ja sopimusten valmistelu

Selvityksen suosituksiin kuului mm. seuraava: "Liitossa laaditaan vuosittainen edunvalvontasuunnitelma, joka sisältää edunvalvonnan tavoitteet, tapahtumat ja kohderyhmät. Edunvalvontasuunnitelman pohjalta määritellään viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sekä resurssointi. Pitkän aikavälin tavoitteena tulisi olla nelivuotisen edunvalvontastrategian laatiminen kunkin eduskuntakauden nivelvaiheessa ja sen hyväksyminen ja päivittäminen maakuntahallituksessa EU-ohjelmakaudet tarvittaessa huomioiden."

Tämän ja sitä täydentävien muiden suositusten täytäntöönpanon osana hallitukselle pitää valmistella raami siitä, mitä liiton käytäntöjä koskevia periaatteita ja toimintaraameja käsitellään hallituksen kunkin toimintakauden aikana. Käsittelyn vaikuttavuuden pitäisi olla ainakin pääosin 3-vaiheinen, jossa valmistelu esittelee tuotoksensa eli 1) kunkin toimintamuodon nykytilan ja kokemukset liiton toiminnassa, 2) ehdotuksen täsmennetyistä periaatteista ja tulevan toiminnan raameista, 3) hallituksen päätöksen jälkeisinä vuosina laaditaan hallitukselle sopivaksi katsottavin välein tiiviit kirjalliset selvitykset toimenpiteistä ja niiden vaikuttavuudesta.

Selvityksestä ilmenevän perusteella liiton tulee täsmentää viestinnän, markkinoinnin ja edunvalvonnan vaikuttavuustavoitteita, määritellä aiempaa tarkemmin pääkohderyhmät ja kanavat sekä maakuntajohtajan, liiton johtoryhmän muiden jäsenten ja muun henkilökunnan tehtävät ja velvollisuudet näiden yhteyksien ja kanavien hoidossa siten, että liiton toiminnasta syntyy riittävän hyvin Uudenmaan kattava tasapuolinen kuva. Tämän saavuttaminen pitää tapahtua liiton taloudellisten resurssien sallimissa rajoissa ja korostaen sitä, että Uudenmaan kehittäminen valtuuston päätösten mukaisiin tavoitteisiin onnistuu vain, kun liitto motivoi ja luo edellytyksiä uusmaalaisille toimijoille, siis liiton toimiston ulkopuolisille henkilöille, toimia asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Asian tausta

Hallintosäännön mukaan maakuntahallitus johtaa Uudenmaan liiton viestintää ja hyväksyy viestinnän periaatteet.

Maakuntahallitus hyväksyi liiton viestinnän periaatteet vuonna 2015. Pohjana oli liiton strategia 2014-2017. Tämän jälkeen Uudenmaan liiton strategiaa ei uudistettu, sillä maakuntauudistuksen oli tarkoitus toteutua vuoden 2019 alussa. Maakuntauudistuksen valmistelu kuitenkin lakkautettiin.

Maakuntavaltuusto hyväksyi Uudenmaan liiton uuden, vuoteen 2029 tähtäävän strategian vuonna 2019. Viestinnän periaatteisiin päivitettiin uuden strategian mukaiset liiton strategiset tavoitteet, painopisteet, visio, missio ja arvot. Ydintuotteet säilyivät ennallaan. 

Toimiston johtoryhmä uudisti liiton ydintuotteet vuonna 2021, ja viestinnän periaatteisiin kirjattiin tuolloin ydintuotteita koskevat viestinnälliset päätavoitteet.

Vuosien saatossa viestinnän periaatteisiin on tehty lisäksi pienempiä päivityksiä. Asiakirjan sisältö on tarkistettu kokonaisuudessaan vuonna 2023.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus käy evästyskeskustelun liiton viestinnän linjauksista Viestinnän periaatteet Uudenmaan liitossa -asiakirjan pohjalta.

Päätös: 

 Maakuntahallitus päätti esityksen mukaan.

Esittelijä: 

 va. maakuntajohtaja Juha Eskelinen

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Juha Eskelinen

 Asiantuntija Seija Elo

Maakuntahallitus 11.12.2023 § 184  

475/04.01.00/2023  

Tiivistelmä  

Maakuntahallitus kävi 23.10.2023 evästyskeskustelun liiton viestinnän linjauksista. Valmisteltua pohjaa pidettiin selkeänä, viestinnän linjaukset kokoavana asiakirjana. Evästyksissä nousivat esille viestinnän mittaamisen menetelmät sekä viestinnän mahdollisuudet vaikuttavuuden lisäämiseksi.

Asiakirjaa on täydennetty avaamalla viestinnän mittaamisen käytännöt media- ja somenäkyvyydessä, tiedotejakelujemme tavoittavuudessa, liiton verkkosivuston käytön seurannassa sekä sivuston saavutettavuuden ja laadun arvioinnissa. Lisäksi taulukkoon on koottu pääkohderyhmittäin viestinnälliset tavoitteet, kanavat ja vaikuttavuus, jota tavoitellaan. Muutokset on merkitty asiakirjaan punaisella värillä.

Maakuntahallitukselle esitetään, että se hyväksyy evästyskeskustelun pohjalta täydennetyn Viestinnän periaatteet Uudenmaan liitossa -asiakirjan.

Selostus

Viestinnän periaatteissa linjataan liiton viestintää ohjaavat arvot ja avataan viestinnän toimintamallia. Linjauksissa kuvataan tiiviisti muun muassa viestinnän tavoitteet, painopisteet, pääkohderyhmät, kanavat ja ydintuotteiden pääviestit. Periaatteet toimivat perustana liiton viestintäyksikön ja koko toimiston viestinnän käytännöille. Viestintäyksikkö määrittelee lisäksi tarkemmat liiton viestinnän vuositavoitteet osana toiminnansuunnittelua.

Periaatekirjaukset korostavat avoimuutta Uudenmaan liiton toiminnan lähtökohtana. Laadukas viestintä tekee näkyväksi liiton tavoitteita ja tuloksia sekä liiton ydintuotteita, antaa oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa valmistelusta ja päätöksenteosta, sitouttaa sidosryhmät maakunnan suunnittelu- ja kehittämistyöhön ja luo edellytykset vuorovaikutukselle.

Asian tausta

Hallintosäännön mukaan maakuntahallitus johtaa Uudenmaan liiton viestintää ja hyväksyy viestinnän periaatteet. Edellinen maakuntahallitus hyväksyi liiton viestinnän periaatteet vuonna 2015. Asiakirjan sisältö on tarkistettu kokonaisuudessaan vuonna 2023. Viestinnän periaatteet päivitetään jatkossa valtuustokausittain.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää hyväksyä Viestinnän periaatteet Uudenmaan liitossa -asiakirjan.

Päätös:  Maakuntahallitus päätti esityksen mukaan.

Esittelijä:

 vs. maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Tuija Telén

 Asiantuntija Seija Elo