Maakuntahallitus
Pöytäkirja 10.06.2024/Pykälä 91

Maakuntahallitus 10.06.2024 § 91  

511/02.05.03.00.00/2021  

Tiivistelmä

Uudenmaan liitto on toiminut vuodesta 2015 Helsinki EU Officen (HEO)

vastuullisena ylläpitäjänä Brysselissä. Tällä hetkellä HEO:ssa on 15 muuta toimintaa rahoittavaa sopimuskumppania. Sopimuskumppanit ovat neuvotelleet uudesta yhteistyömallista, joka tulee voimaan 1.1.2025. Uusi yhteistyömalli sisältää Uudenmaan liitolle kolme tehtäväpakettia (paketit A, B, C), joista kukin sopimuskumppani valitsee omiin tarpeisiinsa sopivimman. Organisatorisesti HEO:n sopimuskumppanien yleiskokous määrittelee strategiset painopisteet ja hyväksyy toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen. Ohjausryhmä tukee strategisten painopisteiden toteuttamista, vahvistaa vuoropuhelua kansallisen ja EU-edunvalvonnan välillä ja muotoilee yhteisiä kantoja merkittäviin EU-linjauksiin. Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupungeilla on oikeus nimetä edustajansa ohjausryhmään. Uudenmaan liitto johtaa HEO operatiivista toimintaa ja vastaa henkilöstön rekrytoinnista ja työnantajavelvoitteista. HEO:n toiminnasta syntyvät kustannukset katetaan jäsenmaksuilla, jotka perustuvat valittuihin paketteihin ja sopimuskumppanien organisatoriseen kokoon. Sopimus tulee voimaan 1.1.2025 ja on voimassa vuoden kerrallaan, ellei sitä irtisanota määriteltyjen irtisanomisaikojen puitteissa.

Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää hyväksyä Helsinki EU Officen uuden sopimuksen 1.1.2025 alkaen sekä valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään sopimukseen tarvittavia muutoksia ja allekirjoittamaan sopimuksen kunkin HEO:n sopimuskumppanin kanssa.

Selostus 

Uudenmaan liitto on vuodesta 2015 lukien toiminut Brysselissä sijaitsevan Helsinki EU Officen (HEO) juridisesti vastuullisena ylläpitäjänä yhdessä 15 muun sopimuskumppanin kanssa. Sopimuskumppanit ovat yhteisesti todenneet nykyisen toimintamallin vanhentuneeksi ja siksi neuvotelleet uusimuotoisesta toimintamallista (yhteistyömalli) vuoden 2025 alusta lukien. Uuden yhteistyömallin avulla on tarkoituksena vastata HEO:n sopimuskumppaneiden keskenään erilaisiin yhteistyötarpeisiin ja muuttuneen toimintaympäristön vaatimuksiin. Neuvottelujen pohjalta Uudenmaan liitto on valmistellut oheismateriaalina olevan uusimuotoisen sopimuksen tulemaan voimaan 1.1.2025. Uudenmaan liitto solmii yhteistyösopimuksen erikseen kunkin sopimuskumppanin kanssa kuten aiemminkin.

Uusi yhteistyömalli perustuu kolmeen tehtäväpakettiin (paketit A, B, C) ja niiden pohjalta Uudenmaan liiton suorittamiin tehtäviin kutakin HEO:n sopimuskumppania varten. Kukin sopimuskumppani valitsee käyttöönsä yhteistyöhön tarpeidensa mukaan tarkoituksenmukaisemmaksi katsomansa paketin, joista paketti A on tehtävien sisällöltään laajin. Lisäksi yhteistyömalliin sisältyy sopimuskumppanin oikeus lyhytaikaisesti käyttää HEO:n Brysselin toimitiloja.

Yhteistyömallin organisointi perustuu sopimuskumppanien yleiskokoukseen, joka määrittelee toiminnan strategiset painopisteet sekä hyväksyy toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen kultakin vuodelta. Aiemmasta poiketen HEO:lla on lisäksi ohjausryhmä, joka muun muassa tukee HEO:n strategisten painopisteiden toteuttamista, vahvistaa vuoropuhelua kansallisen ja EU-edunvalvonnan välillä sekä muotoilee HEO:n sopimuskumppaneiden käyttöön yhteisiä kantoja merkittäviin EU:n linjauksiin kuten koheesiopolitiikkaan tai aloitteisiin. Ohjausryhmä tekee Uudenmaan liitolle ehdotukset uusien sopimuskumppaneiden mukaan ottamisesta, jonka jälkeen liitto päättää yhteistyösopimuksen solmimisesta kyseessä olevan kolmannen tahon kanssa. Ohjausryhmän tarkempi kokoonpano sovitaan sopimuksessa. Uudenmaan liiton suurimpina rahoittajina Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupungeilla on oikeus nimetä edustajansa ohjausryhmään.

HEO:n operatiivista toimintaa johtaa Uudenmaan liiton nimeämä HEO:n johtaja. Johtajan lisäksi toimistossa työskentelee asiantuntijoita, korkeakouluharjoittelijoita ja hallintohenkilöstöä kulloinkin käytettävissä olevien taloudellisten edellytysten mahdollistamalla tavalla. Uudenmaan liitto toimii henkilöstön työnantajana ja vastaa direktio-oikeudesta ja kaikista työnantajavelvoitteista sekä henkilöstön rekrytoinnista.

Uudenmaan liitto toimii jatkossakin HEO:n juridisesti vastuullisena ylläpitäjänä ja solmii kaikki HEO:n toiminnan ylläpidon kannalta tarpeelliset sopimukset kuten vuokrasopimuksen kolmansien tahojen kanssa ja vastaa toiminnasta syntyvien kustannusten maksamisesta niille.

HEO:n toiminnasta syntyvät kustannukset katetaan jäsenmaksuilla, jotka perustuvat HEO:n talousarvioon, joka käsitellään kunkin syyskauden yleiskokouksessa HEO:n ohjausryhmän hyväksymän valmistelun pohjalta. Talousarvion perusteena on HEO:n sopimuskumppanien mukaisesti valitsemista paketeista (A, B ja C) kullekin kalenterivuodelle muodostuva rahoitus sekä Uudenmaan liiton oma rahoitusosuus. Valitun paketin ohella HEO:n sopimuskumppanien jäsenmaksut jakautuvat maksuluokkiin HEO:n sopimuskumppanien organisatorisen koon perusteella. Uudenmaan liitto laskuttaa HEO:n sopimuskumppaneiden jäsenmaksut kultakin kunkin vuoden touko- ja marraskuun loppuun mennessä. Mahdollisen alijäämän laskuttaminen edellyttää kunkin HEO:n sopimuskumppanin hyväksyntää.

Uusimuotoinen yhteistyösopimus tulee voimaan 1.1.2025 ja on voimassa yhden vuoden 31.12.2025 saakka, jollei toinen sopimuskumppani sitä irtisano vuotta 2026 koskien viimeistään 15.6.2025. Uudenmaan liiton osalta irtisanominen tulee tehdä viimeistään 30.6.2025. Sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana aina yhden kalenterivuoden kerrallaan, jollei sitä irtisanota viimeistään edellisen kalenterivuoden maaliskuun loppuun mennessä tai Uudenmaan liiton osalta kunkin edellisen kalenterivuoden huhtikuun loppuun mennessä.

Sopimusneuvottelujen tilanne

Aalto-yliopisto, Arcada, Kauppakorkeakoulu Hanken, Helsingin yliopisto ja Taideyliopisto ovat irtisanoneet nykymuotoiset yhteistyösopimukset vuoden 2024 loppuun.

Neuvotteluja uudesta sopimuksesta on käyty Haaga-Helia ammattikorkeakoulun, Kymenlaakson liiton, Laurea-ammattikorkeakoulun, Luonnonvarakeskuksen, Metropolia ammattikorkeakoulun, Päijät-Hämeen liiton, Terveyden ja Hyvinvoinnin laitoksen sekä Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupunkien kanssa. Tavoitteena on allekirjoittaa uudet sopimukset alkusyksystä. 

Asian tausta

 Helsinki EU Office on Brysselissä sijaitseva HEO:n sopimuskumppaneiden yhteinen EU- edunvalvontatoimisto, jonka ylläpitäjänä toiminut Uudenmaan liitto vuodesta 2015 alkaen. Sitä ennen vuodesta 1996 lähtien toimiston ylläpidosta vastasi Helsingin kaupunki.

HEO:n sopimuskumppaneita tällä hetkellä ovat Aalto-yliopisto, Arcada, Espoon kaupunki, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Kauppakorkeakoulu Hanken, Helsingin kaupunki, Helsingin yliopisto, Kymenlaakson liitto, Laurea-ammattikorkeakoulu, Luonnonvarakeskus, Metropolia Ammattikorkeakoulu, Päijät-Hämeen liitto, Taideyliopisto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL, Vantaan kaupunki sekä Uudenmaan liitto ylläpitäjänä.

HEO:n toimitilat sijaitsevat osoitteessa Rue Guimard 7, 1040 Bryssel. Toimitiloja koskeva vuokrasopimus on tullut voimaan 1.3.2019 ja päättyy 28.2.2028, ellei sitä tietyin edellytyksin irtisanota 31.8.2025 mennessä.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää yllä selostusosassa mainituin perusteluin

-          hyväksyä Helsinki EU Officen yhteistyösopimuksen 1.1.2025 alkaen sekä

-          valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään sopimukseen tarvittavia muutoksia ja allekirjoittamaan sopimuksen kunkin Helsinki EU Officen sopimuskumppanin kanssa erikseen

Käsittely:

 Asiasta käydyn keskustelun aikana maakuntahallituksen jäsen Ulla Kaukola puheenjohtajan kannattamana ehdotti asian pöydällepanoa. Pöydällepanoehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

 Maakuntahallitus päätti panna asian pöydälle.

Esittelijä:

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Tuija Telén

 Asiantuntija Eero Venäläinen, Janne Leino, Tero Suursalmi