Maakuntahallitus
Esityslista 23.09.2024/Asianro 137

Maakuntahallitus 23.09.2024     

439/02.08.03.01/2024  

Tiivistelmä

ICT-palvelujen hankinta on osa liiton operatiivista toimintaa. Hankinta

kilpailutetaan hankintalain mukaisesti EU-kynnysarvon ylittävänä, avoimena hankintana. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin

tarjouspyynnössä ilmoitettavilla perusteilla. Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää käynnistää Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-2027 (2031) -kilpailutuksen.

Selostus

Uudenmaan liiton perustietotekniikkapalvelut on ulkoistettu. Edellinen

kilpailutus tehtiin vuonna 2020. Tuolloin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Netox Oy.

ICT-palvelut hankitaan avoimena, EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinta koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden tuottamisesta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton enimmäisarvo sopimuskaudella 2025-2027 (2031) on 1 650 000 €.

Ulkoistetulla ICT-palvelutuotannolla tuotetaan Uudenmaan liiton kahdessa toimipisteessä noin 85 käyttäjälle seuraavat palvelut:

• Microsoft M365 -ympäristön hallintapalvelu
• Microsoft M365-ympäristön jatkuva kehittäminen
• Käyttötukipalvelut
• IT-infrapalvelut
• Tietoliikenneyhteyksien ja toimistoverkon palvelut
• Palvelupäällikköpalvelu
• Erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut

Lisäksi tilaaja varaa itselleen oikeuden hankkia tämän sopimuksen nojalla ja siinä sovituin asiantuntijapalvelun tuntihinnoin ICT-kokonaispalvelun kehittämiseen liittyviä erillistoimeksiantoja. Tällaisista toimeksiannoista sovitaan aina palveluntarjoajan ja tilaajan välillä etukäteen kirjallisesti. Tilaajalle ei synny sopimuksesta määräostovelvoitetta.

Palveluntarjoajan nimettyjen asiantuntijoiden osaamiselle ja kokemukselle asetetaan vähimmäisvaatimukset. Palvelutuotannossa voidaan käyttää alihankkijoita, mutta palvelun pääsopijaosapuoli vastaa alihankintana tuotetuista palveluista kuin omistaan. Tarjous voidaan jättää myös ryhmittymänä hankintalain 92 § mukaisesti.

Hankintasopimus laaditaan ajalle xx.1.2025 - 31.03.2027. Sopimuskausi koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden tuottamisesta ajalla on 1.4.2025 – 31.03.2027 (24 kuukautta). Lisäksi sopimukseen kirjataan mahdollisuus neljän (4) optiovuoden käyttämiseen, jolloin jatkuvien palveluiden sopimuskausi voi olla enintään 72 kk. Hankintayksikkö sitoutuu tilaamaan optiovuodet, jos palvelun laatu on pysynyt vaaditulla tasolla. Palvelun laatua seurataan kuukausittain.

Hankintayksikkö on päätynyt aikaisempaa sopimuskautta pidempään optiokauteen. Kyseessä on paljon työtä vaativa kilpailutus sekä monitahoinen käyttöönottoprojekti. Näin laajan ja kriittisen palvelun kilpailuttaminen ja palveluntuottajan vaihtuminen neljän vuoden välein ei edistä palveluiden pitkäjänteistä kehittämistä.

Hankintailmoitus julkaistaan HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) sekä TED-tietokannassa. Tarjouspyyntö julkaistaan sähköisenä Uudenmaan liiton Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa Cloudia tietojärjestelmässä.

Hankintalain mukaisesti tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde. 

Arviointikriteerit ja niiden painoarvot ovat: 

• Käyttöönottoprojektin suunnitelma  25 % 
• Jatkuvien palveluiden suunnitelma  45 % 
• Hinta    30 % 

Hankinnan ennakoitu arvo koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden ja erikseen tilattavien asiantuntijapalveluiden arvioiduista määristä varsinaisen sopimuskauden ja optiokauden osalta. Hankintayksikkö on määritellyt tarjouspyynnössä nykytilanteeseen perustuvat arviot ostettavista palveluista, joiden mukaan tarjousten vertailuhinnat tullaan laskemaan. Hankintapäätös tehdään tälle vertailuhinnalle.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää

-          käynnistää Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-2027 (2031) -kilpailutuksen

-          valtuuttaa liiton toimiston viimeistelemään oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan ne HILMA-palvelussa lokakuun aikana.

Esittelijä:

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Paula Autioniemi

 Valmistelija Jukka Hynninen, Liisa Isokangas