Maakuntahallitus
Esityslista 16.12.2024/Asianro 176

Maakuntahallitus 23.09.2024 § 137 

Tiivistelmä

ICT-palvelujen hankinta on osa liiton operatiivista toimintaa. Hankinta

kilpailutetaan hankintalain mukaisesti EU-kynnysarvon ylittävänä, avoimena hankintana. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin

tarjouspyynnössä ilmoitettavilla perusteilla. Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää käynnistää Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-2027 (2031) -kilpailutuksen.

Selostus

Uudenmaan liiton perustietotekniikkapalvelut on ulkoistettu. Edellinen

kilpailutus tehtiin vuonna 2020. Tuolloin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Netox Oy.

ICT-palvelut hankitaan avoimena, EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinta koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden tuottamisesta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton enimmäisarvo sopimuskaudella 2025-2027 (2031) on 1 650 000 €.

Ulkoistetulla ICT-palvelutuotannolla tuotetaan Uudenmaan liiton kahdessa toimipisteessä noin 85 käyttäjälle seuraavat palvelut:

• Microsoft M365 -ympäristön hallintapalvelu
• Microsoft M365-ympäristön jatkuva kehittäminen
• Käyttötukipalvelut
• IT-infrapalvelut
• Tietoliikenneyhteyksien ja toimistoverkon palvelut
• Palvelupäällikköpalvelu
• Erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut

Lisäksi tilaaja varaa itselleen oikeuden hankkia tämän sopimuksen nojalla ja siinä sovituin asiantuntijapalvelun tuntihinnoin ICT-kokonaispalvelun kehittämiseen liittyviä erillistoimeksiantoja. Tällaisista toimeksiannoista sovitaan aina palveluntarjoajan ja tilaajan välillä etukäteen kirjallisesti. Tilaajalle ei synny sopimuksesta määräostovelvoitetta.

Palveluntarjoajan nimettyjen asiantuntijoiden osaamiselle ja kokemukselle asetetaan vähimmäisvaatimukset. Palvelutuotannossa voidaan käyttää alihankkijoita, mutta palvelun pääsopijaosapuoli vastaa alihankintana tuotetuista palveluista kuin omistaan. Tarjous voidaan jättää myös ryhmittymänä hankintalain 92 § mukaisesti.

Hankintasopimus laaditaan ajalle 1.1.2025 - 31.03.2027. Sopimuskausi koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden tuottamisesta ajalla on 1.4.2025 – 31.03.2027 (24 kuukautta). Lisäksi sopimukseen kirjataan mahdollisuus neljän (4) optiovuoden käyttämiseen, jolloin jatkuvien palveluiden sopimuskausi voi olla enintään 72 kk. Hankintayksikkö sitoutuu tilaamaan optiovuodet, jos palvelun laatu on pysynyt vaaditulla tasolla. Palvelun laatua seurataan kuukausittain.

Hankintayksikkö on päätynyt aikaisempaa sopimuskautta pidempään optiokauteen. Kyseessä on paljon työtä vaativa kilpailutus sekä monitahoinen käyttöönottoprojekti. Näin laajan ja kriittisen palvelun kilpailuttaminen ja palveluntuottajan vaihtuminen neljän vuoden välein ei edistä palveluiden pitkäjänteistä kehittämistä.

Hankintailmoitus julkaistaan HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) sekä TED-tietokannassa. Tarjouspyyntö julkaistaan sähköisenä Uudenmaan liiton Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa Cloudia tietojärjestelmässä.

Hankintalain mukaisesti tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde. 

Arviointikriteerit ja niiden painoarvot ovat: 

• Käyttöönottoprojektin suunnitelma  25 % 
• Jatkuvien palveluiden suunnitelma  45 % 
• Hinta    30 % 

Hankinnan ennakoitu arvo koostuu käyttöönottoprojektista sekä jatkuvien palveluiden ja erikseen tilattavien asiantuntijapalveluiden arvioiduista määristä varsinaisen sopimuskauden ja optiokauden osalta. Hankintayksikkö on määritellyt tarjouspyynnössä nykytilanteeseen perustuvat arviot ostettavista palveluista, joiden mukaan tarjousten vertailuhinnat tullaan laskemaan. Hankintapäätös tehdään tälle vertailuhinnalle.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää

-          käynnistää Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-2027 (2031) -kilpailutuksen

-          valtuuttaa liiton toimiston viimeistelemään oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan ne HILMA-palvelussa lokakuun aikana.

Esittelijä:

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Päätös:

Maakuntahallitus päätti

-          käynnistää Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-2027 (2031) -kilpailutuksen

-          valtuuttaa liiton toimiston viimeistelemään oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan ne HILMA-palvelussa lokakuun aikana.

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Paula Autioniemi

 Valmistelija Jukka Hynninen, Liisa Isokangas

Maakuntahallitus 16.12.2024     

439/02.08.03.01/2024  

Tiivistelmä

Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää hankkia liiton ICT-kokonaispalvelun vuosille 2025-2027 (2031) Netox Oy:ltä. Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti EU-kynnysarvon ylittävänä, avoimena hankintana. Hankittavan palvelun arvonlisäveroton arvo koko sopimuskaudella optiovuodet mukaan lukien on noin 1 440 000 euroa.

Selostus

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on kokonaan ulkoistettu ICT-kokonaispalvelu vuosille 2025-2027 (2031) n. 85 käyttäjälle. Ulkoistetulla ICT-palvelutuotannolla tuotetaan Uudenmaan liiton kahdelle toimipisteelle seuraavat palvelut:

• Microsoft M365 -ympäristön hallintapalvelu ja ympäristön jatkuva kehittäminen
• Käyttötukipalvelut
• Infra-alustojen hallintapalvelut
• Yhteyksien hallinnan ja niiden ylläpitopalvelut
• Palvelupäällikköpalvelu
• Erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska se muodostaa yhtenäisen ja liiton toiminnalle kriittisen palvelukokonaisuuden. On tärkeää, että kaikki kokonaisuuden osat ovat yhden palveluntarjoajan hallinnoimia ja tuottamia, jotta palvelun laatu ja saatavuus pysyy korkealla tasolla ja tietoturvan säilyminen voidaan varmistaa parhaalla mahdollisella tavalla yhdessä palveluympäristössä.

Palveluntarjoajan asiantuntijoiden osaamiselle ja kokemukselle oli tarjouspyynnössä asetettu vähimmäisvaatimukset.

Uudenmaan liitto on varannut itselleen oikeuden hankkia tämän sopimuksen nojalla ja siinä sovituin asiantuntijapalvelun tuntihinnoin ICT-kokonaispalvelun kehittämiseen liittyviä erillistoimeksiantoja. Tällaisista toimeksiannoista sovitaan aina palveluntarjoajan ja tilaajan välillä etukäteen kirjallisesti. Tilaajalle ei synny sopimuksesta määräostovelvoitetta.

Hankintamenettely

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Avoin menettely.

Hankintailmoitus julkaistiin 7.10.2024 HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) sekä TED-tietokannassa.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö julkaistiin sähköisenä Uudenmaan liiton Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa Cloudia tietojärjestelmässä samaan aikaan hankintailmoituksen kanssa.

Palveluntarjoajille varattiin mahdollisuus esittää hankintayksikölle kysymyksiä tarjouspyyntöön ja hankintamenettelyyn liittyen. Määräaikaan mennessä ei vastaanotettu yhtään tarkentavaa kysymystä.

Tarjoukset

Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 15.11.2024. Määräaikaan mennessä vastaanotettiin yksi tarjous. Tarjouksen jätti Netox Oy. Tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.

Koska kilpailutukseen vastaanotettiin vain yksi tarjous, ei tarjousten vertailua voitu suorittaa.

Hankintayksikkö toteaa, että Netox Oy:n tarjous vastaa hyvin hankinnan kohteelle asetettuihin vaatimuksiin.

Hankinnan arvo

Hankittavan palvelun arvonlisäveroton arvo koko sopimuskaudella optiovuodet mukaan lukien on noin 1 440 000 euroa.

Hinta koostuu yllä esitettyjen palvelukokonaisuuksien yhteenlasketuista hinnoista sekä tarvittavista Microsoft lisensseistä. Tämän hankintapäätöksen nojalla voidaan hankkia asiantuntijapalvelua ICT-kokonaispalvelun kehittämiseen maksimissaan 10 prosentilla palvelun vuosihinnan arvonlisäverottomasta kokonaisarvosta.

Hankinnan täysin tarkkaa lopullista arvoa ei voida tässä vaiheessa määrittää, koska esimerkiksi Microsoftin lisenssikustannusten kehitystä on mahdotonta ennakoida tuleville kuudelle vuodelle.

Hankintasopimus

Hankintasopimus laaditaan ajalle 1.1.2025 - 31.03.2027. 1.1.-31.3.2025 toteutetaan palveluiden käyttöönottoprojekti ja jatkuvien palveluiden sopimuskausi on 1.4.2025 – 31.03.2027 (24 kuukautta). Lisäksi sopimukseen kirjataan mahdollisuus neljän (4) optiovuoden käyttämiseen, jolloin jatkuvien palveluiden sopimuskausi voi olla maksimissaan 72 kk. Hankintayksikkö sitoutuu tilaamaan optiovuodet, jos palvelun laatu on pysynyt vaaditulla tasolla.

Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan erikseen tehtävällä sopimuksella. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää

-          hankkia Uudenmaan liiton ICT-palvelut vuosille 2025-27 (2031) yllä selostusosassa kuvatulla tavalla Netox Oy:ltä,

-          valtuuttaa maakuntajohtajan allekirjoittamaan hankinnasta laadittavan sopimuksen,

-          valtuuttaa maakuntajohtajan päättämään option käyttämisestä sopimusehtojen mukaisesti varsinaisen sopimuskauden jälkeen sekä allekirjoittamaan optiokaudesta laadittavan sopimusliitteen,

-          tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes hankintayksikkö on tarkistanut toimittajalta tarjouspyynnön mukaisesti vaaditut selvitykset ja todistukset.

Esittelijä: 

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Liisa Isokangas

 Asiantuntija Jukka Hynninen

Täytäntöönpano:

 Valittu tarjoaja