Maakuntahallitus
Pöytäkirja 29.01.2024/Pykälä 10

Maakuntahallitus 29.01.2024 § 10  

12/00.03.01.00/2024  

Tiivistelmä 

Hyvällä sopimustoiminnalla varmistetaan Uudenmaan liiton sopimuksiin perustuvien vastuiden ja velvollisuuksien täyttyminen asianmukaisesti sopimuksen koko elinkaaren aikana sekä hallitaan sopimuksiin liittyviä riskejä. Sopimusohjeessa muun muassa todetaan sopimusten vastuuhenkilöiden, johtajien sekä yhteyshenkilöiden, yleensä asiantuntijoiden, sopimustoimintaan liittyvät vastuut ja velvollisuudet.

Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää hyväksyä Uudenmaan liiton sopimusohjeen sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöiksi niiden allekirjoittamisesta toimivaltansa puitteissa vastaavat johtajat.

Selostus

Liiton edun turvaaminen on sopimusohjeessa määritelty sopimustoiminnan ensijainen vaatimus. Sopimushallinnan avulla tehostetaan johtamista ja toteutetaan ohjausta. Sen tavoitteena on varmistaa toimielinten päätösten, liiton strategisten, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen sopimuksissa. Keskeinen väline liiton sopimustoiminnan ohjaamiseen on sopimusohje.

Sopimusohjeessa määritellään toimivalta sopimusten allekirjoittamiseen hallintosäännön ja maakuntahallituksen tekemien päätösten perusteella. Sopimuksen solmiminen edellyttää lainvoimaista päätöstä, esimerkiksi maakuntahallituksen tarkastettua pöytäkirjaa tai viranhaltijapäätöstä.

Sopimusohjeessa kuvattuja sopimusten vastuuhenkilöitä ovat sopimusten allekirjoittamisesta toimivaltarajajojensa puitteissa vastaavat johtajat, jotka päättävät sopimustarpeen arvioinnista ja keskeisistä sopimustoimintaa koskevista päätöksistä kuten reklamoinnista sopimuskumppanille. Sopimusten yhteyshenkilöt, yleensä asiantuntijat, vastaavat käytännössä sopimusten valmisteluun, täytäntöönpanoon ja seurantaan liittyvistä tehtävistä. Sopimusohje on tarkoitettu erityisesti yhteyshenkilöiden tueksi.

Sopimusohjeessa ohjeistetaan sopimusprosessin kulkua muun muassa optioiden käyttämisen, sopimuksen muuttamisen tai päättämisen menettelytapoihin liittyen. Riskienhallinnan näkökulmasta sopimusohjeessa on mainittu seikkoja, joihin tulee erityisesti kiinnittää huomiota kuten esimerkiksi sopijapuolten tehtävien selkeään määrittelyyn, maksuehtoihin ja reklamaatiohin. Kaikki sopimukset tehdään kirjallisesti ja ne ovat osa Uudenmaan liiton asianhallinnan diaaria.

Sisäisen valvonnan toimenpiteillä valvotaan ja seurataan sopimusrekisteriä ja sopimukseen liittyvää toimintaa sen elinkaaren aikana. Taloudellisesti tai toiminnallisesti merkittävät sopimukset tulee ennen allekirjoittamista tarkastuttaa hallintoyksikön asiantuntijoilla, jotka avustavat sopimusten laadinnassa. Sama koskee sopimuksia, jotka sinänsä eivät ole merkittäviä, mutta niihin arvioidaan muutoin sisältyvän erityisiä riskejä.

Asian tausta

 Hallintosäännön 63 a § nojalla maakuntahallitus vastaa sopimushallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt.

 Delegointipäätöksellään 8.11.2021 § 137 maakuntahallitus on päättänyt, että maakuntajohtaja voi solmia liiton puolesta tehtävät tavanomaisiksi katsottavat sopimukset. Maakuntahallitus kuitenkin päättää aina jäsenkuntia koskevista tai taloudelliselta arvoltaan tai muutoin merkittäväksi katsottavista sopimuksista.

Hallintosäännön 10 §, 12 § ja 13 § nojalla maakuntajohtajalla, vastuualueiden johtajilla sekä hallintojohtajalla on oikeus päättää oman yksikkönsä hankinnoista ja sopimuksista hyväksytyn talousarvion ja maakuntahallituksen vahvistamien enimmäismäärien rajat (maakuntajohtaja 75.000 euroa, hallinto- ja vastuualuejohtajat 35.000 euroa).

Lisäksi maakuntahallitus on siirtänyt EAKR-rahoitteisten Uudenmaan liiton oman tuotannon hankkeiden sekä Interreg-hallinto 2021-2027-hankkeen osalta hankintoja ja sopimuksia koskevan toimivaltaa EU ja kansainvälisten asioiden johtajalle (ilman enimmäismäärää) sekä vahvistanut Helsinki EU Officen johtajan Brysselissä tehtäviin hankintoihin ja sopimuksiin liittyvän toimivaltuuden (10.000 euroa).

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää

-          hyväksyä Uudenmaan liiton sopimusohjeen

-          määrätä sopimusten vastuuhenkilöiksi niiden allekirjoittamisesta toimivaltansa puitteissa vastaavat johtajat

Päätös:

 Maakuntahallitus päätti esityksen mukaan.

Esittelijä:

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Inka Tikkanen

 Asiantuntija Tero Suursalmi