Maakuntahallitus
Pöytäkirja 25.03.2024/Pykälä 44

Maakuntahallitus 25.03.2024 § 44  

111/02.01.01.01/2024  

Tiivistelmä 

Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää hyväksyä vuoden 2023 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen omalta osaltaan ja saattaa sen tilintarkastajan tarkastuksen jälkeen maakuntavaltuuston käsiteltäväksi.

Uudenmaan liiton vuoden 2023 tilinpäätös on 50 903,29 euroa alijäämäinen. Talousarvio vuodelle 2023 oli laadittu 281 000,00 euroa alijäämäisenä. Alijäämä esitetään katettavaksi taseen edellisten tilikausien ylijäämästä kuluvan vuoden kirjanpidossa.

Tase pysyi edelleen vahvana. Toiminnalliset tavoitteet toteutuivat suunnitellusti. Liiton toiminnassa ei ole havaittu olennaisia puutteita toimintavuoden aikana.

Selostus

Toiminnan ja talouden toteutuminen

Valtuuston asettamat toiminnalliset tavoitteet jakautuvat Uudenmaan liitossa vastuualueille ja yksiköille määriteltäviin toiminnan painopisteisiin sekä strategian toiminnallisiin vuositavoitteisiin. Vuodelle 2023 asetetut toiminnan painopisteet sekä toiminnalliset vuositavoitteet toteutuivat suunnitellusti.

Talousarvio vuodelle 2023 oli laadittu 281 000,00 euroa alijäämäisenä (sisältäen 250 000 euron suunnitellun tuloutuksen aluekehitysrahastosta). Tilikaudella 1.1.-31.12.2023 liiton talous toteutui ennakoitua paremmin. Tilikauden alijäämäksi muodostui 50 903,29 euroa.  

Aluekehitysrahaston käyttö

Uudenmaan liitolla on aluekehitysrahasto, josta voidaan myöntää tukea aluekehityshankkeisiin. Rahaston käytöstä päättää maakuntahallitus.

Maakuntahallitus päätti 26.9.2022 (§ 89) että Uudenmaan liiton aluekehitysrahastoa voidaan käyttää enintään 500 000 euroa EU-hankevalmistelutukiin vuosina 2023-2025. Vuoden 2023 talousarviossa oli varauduttu 250 000 euron tuloutukseen aluekehitysrahastosta.

EU-hankevalmistelutukea maksettiin avustuksina vuonna 2023 yhteensä 278 000 euroa. Tuloutettavat aluekehitysrahaston varat on kohdennettu ja kohdennetaan avustuksina uusmaalaisten toimijoiden, erityisesti kuntien ja/tai niiden kehittämisyhtiöiden, EU-hankehakemusvalmistelun tukemiseen uuden EU-ohjelmakauden alussa.

Tilinpäätöksen käsittelyn seuraavat vaiheet

Tilinpäätös annetaan maakuntahallituksen käsittelyn jälkeen tilintarkastajien (KPMG Julkistarkastus Oy) tarkastettavaksi. Tilinpäätökseen liittyy tilintarkastusstandardien (ISA) mukainen johdon vahvistusilmoituskirje, jolla ei muuteta maakuntahallituksen, tilivelvollisten, viranhaltijoiden, työntekijöiden eikä tilintarkastajan lainsäädännön mukaisia velvoitteita eikä vastuita. Kirje osoitetaan tilintarkastajalle ja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle.

Tilintarkastaja laatii tilinpäätöksen liitteeksi tilintarkastuskertomuksen ja tarkastuslautakunta antaa siitä arviointikertomuksen. Tilinpäätös lähetetään maakuntahallituksen jäsenille sähköisesti allekirjoitettavaksi huhti-toukokuussa, kun on saatu kohtuullinen varmuus siitä, ettei siihen enää tule teknisluonteisia korjauksia. Tilinpäätös saatetaan maakuntavaltuuston käsiteltäväksi kesäkuun kokoukseen 11.6.2023.

Asian tausta

 Kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta säädetään kuntalaissa (410/2015, 113§, 115§) mm. seuraavaa:

 Tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva kunnan tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta sekä toiminnasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti.

 Maakuntahallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilinpäätöksen allekirjoittavat maakuntahallituksen jäsenet ja maakuntajohtaja. Tilintarkastajien on tarkastettava tilinpäätös toukokuun loppuun mennessä. Maakuntahallituksen on saatettava tilinpäätös tilintarkastuksen jälkeen maakuntavaltuuston käsiteltäväksi. Maakuntavaltuuston on käsiteltävä tilinpäätös kesäkuun loppuun mennessä.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää

-        osaltaan hyväksyä vuoden 2023 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja jättää sen tilintarkastajan tarkastettavaksi,

-        saattaa tilinpäätöksen tarkastuslautakunnan käsittelyn jälkeen maakuntavaltuuston käsiteltäväksi,

-        esittää tilikauden tuloksen käsittelystä maakuntavaltuustolle seuraavaa

• tuloutetaan aluekehitysrahastosta 278 000,00 euroa vuoden 2023 EU-hankevalmistelutuen kattamiseen
• siirretään aluekehitysrahastoon 1 086,34 euroa takaisinperintänä saatua Uudenmaan kriisirahoitustukea
• tilikauden alijäämä 50 903,29 euroa katetaan taseen edellisten tilikausien ylijäämästä kuluvan vuoden kirjanpidossa.

-        valtuuttaa maakuntahallituksen puheenjohtajan ja maakuntajohtajan maakuntahallituksen puolesta allekirjoittamaan johdon vahvistusilmoituskirjeen tilintarkastajalle

-        oikeuttaa liiton toimiston tekemään asiakirjaan teknisluonteisia korjauksia.

Käsittely:
 

Asian esittelyn jälkeen kokouksessa pidettiin neuvottelutauko klo 10:50 - 11:20.

Asiasta käydyn keskustelun aikana Ulla Kaukola esitti puheenjohtajan kannattamana seuraavia muutoksia toimintakertomusasiakirjaan:

S. 17 viimeisen kappaleen loppuosa kolmannesta lauseesta alkaen korvataan seuraavilla:
Hallitus ei kuitenkaan vuoden 2023 alussa päässyt riittävään yksimielisyyteen organisaatiouudistuksen etenemisestä, vaan päätyi siihen, että ensin valitaan uusi maakuntajohtaja ja hänelle annetaan keskeinen rooli organisaatiomuutosten valmistelussa, jotta hän voi vaikuttaa keskeisten alaistensa valintaan. Maakuntavaltuusto valitsi uuden maakuntajohtajan syyskuussa, ja hän aloitti tehtävässään vt. maakuntajohtajana marraskuussa sekä otti maakuntajohtajan viran vastaan 1.1.2024, kun Ossi Savolainen oli siirtynyt eläkkeelle.

Liiton lomakäytäntönä on, että liittoon palvelussuhteessa olevat käyttävät vuosilomapäivänsä ennen eläkkeelle jäämistään. Edellisen maakuntajohtajan osalta näin ei kuitenkaan tapahtunut.

Maakuntahallitus päätti helmikuussa 2023 teettää Uudenmaan liiton kaksiosaisen juhlakirjan, jonka ensimmäinen osa käsittelee Uudenmaan liiton historiaa ja toinen osa maakuntajohtaja Ossi Savolaista. Juhlakirjan arvonlisäveroton kustannusarvio on 40 000 euroa. Uudenmaan liiton osuus kustannuksista on 40 %, maksimissaan 16 000 euroa. Lisäksi liitto vastaa kirjan taitto- ja painatuskuluista. Kirja valmistunee vuoden 2024 aikana

sekä

s. 21 viimeisen kappaleen neljä viimeistä lausetta korvataan seuraavilla:

Maakuntahallitus tilasi tammikuussa 2023 KPMG Oy Ab:lta ulkoisen tarkastuksen, jonka avulla selvitettiin, onko Uudenmaan liitossa markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneet kulut ja hankinnat vuosilta 2017-2022 toteutuneet ja tehty asianmukaisesti liiton toimintaa koskeviin talousarvioon, tavoitteisiin ja ohjeisiin nähden. Maakuntahallitus totesi 8.6.2023, että KPMG:n selvityksessä toiminnassa vuosina 2017-2022 on tullut esille epäily kilpailuttamatta jääneistä sekä jäävinä tehdyistä hankinnoista. Asian selvittämiseksi maakuntahallitus päätti tehdä poliisille esitutkintapyynnön entisen, 1.1.2024 eläkkeelle siirtyneen maakuntajohtajan osuutta koskien. Esitutkintapyyntö on jätetty poliisille 19.6.2023, jonka jälkeen asian on ollut poliisin käsittelyssä.

KPMG:n tekemässä ulkoisessa selvityksessä laadittiin yhteenveto toimintojen kuluista ja kohteista, annettiin arvio kulujen syntymisen ja hankintojen toteuttamisen asianmukaisuudesta, ohjeistuksen riittävyydestä ja toimintamenettelyiden kehittämistarpeista. Selvityksen tuloksena syntyi seitsemän havaintokokonaisuutta, jotka luokiteltiin havainnon sisältämän riskin tai puutteen merkityksen ja vaikuttavuuden perusteella ja jotka vaativat korjaavia toimenpiteitä. Havaintokokonaisuudet olivat: edunvalvontaan liittyvien yhteistyökumppaneiden valinta, sidosryhmätilaisuuksien järjestäminen, kynnysarvon ylittävät suorahankinnat, kynnysarvon alittavat suorahankinnat, sidosryhmäyhteistyöhön liittyvien ostojen perustelut, hankintasopimusten laatiminen sekä luottokortin käyttö ja siihen liittyvä ohjeistus.

Maakuntahallitus totesi, että liiton johtamisessa on eräiltä osin toimittu harkitsemattomasti ja huolimattomasti, eikä hankintalakia ja liiton ohjeita ole kaikissa tapauksissa noudatettu.

Maakuntahallitus totesi myös, että se edellyttää toiminnan tervehdyttämistä ja sekä maakuntajohtajalta että kaikilta johtotason henkilöiltä eettisesti korkeatasoisia johtamiskäytäntöjä siten, että kaikki luottamus liiton toimintaan palautuu.

Hallitus totesi myös, että hallintoon ja varainkäyttöön kohdistuvien prosessien kirjallisia ohjeita on syytä kehittää ja tuoda ne hallitukselle tiedoksi ja päätöksenteon tehtäväjaon mukaisilta osin päätettäväksi, jotta voidaan varmistaa hankintojen läpinäkyvyys ja sisäisen valvonnan toimivuus.

Hallitukselle tulee valmistella valtuustokausittain ja eräiltä osin vuosittain tilannekatsaukset ja raamisuunnitelmat sidosryhmäyhteistyön tavoitteista ja muodoista, viestinnästä ja edunvalvonnasta. Täten hallitus voi keskittyä sille kuuluvaan strategiseen johtamiseen, valtuuston määrittelemien tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavaan vaikuttamiseen ja riskien hallintaan.

Syksyn 2023 aikana liitossa ryhdyttiin KPMG:n selvityksessä ehdotettuihin korjaaviin toimenpiteisiin.

 Muutokset hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

Maakuntahallitus päätti

-        osaltaan hyväksyä vuoden 2023 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja jättää sen tilintarkastajan tarkastettavaksi,

-        saattaa tilinpäätöksen tarkastuslautakunnan käsittelyn jälkeen maakuntavaltuuston käsiteltäväksi,

-        esittää tilikauden tuloksen käsittelystä maakuntavaltuustolle seuraavaa

• tuloutetaan aluekehitysrahastosta 278 000,00 euroa vuoden 2023 EU-hankevalmistelutuen kattamiseen
• siirretään aluekehitysrahastoon 1 086,34 euroa takaisinperintänä saatua Uudenmaan kriisirahoitustukea
• tilikauden alijäämä 50 903,29 euroa katetaan taseen edellisten tilikausien ylijäämästä kuluvan vuoden kirjanpidossa.

-        valtuuttaa maakuntahallituksen puheenjohtajan ja maakuntajohtajan maakuntahallituksen puolesta allekirjoittamaan johdon vahvistusilmoituskirjeen tilintarkastajalle,

-        oikeuttaa liiton toimiston tekemään asiakirjaan teknisluonteisia korjauksia.

Esittelijä:

 maakuntajohtaja Tuija Telén

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Inka Tikkanen

 Asiantuntija Jukka Hynninen