RSS-linkki
Kokousasiat:https://uml10fi.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30
Kokoukset:
https://uml10fi.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30
Hae kokousasioista
Maakuntahallitus
Pöytäkirja 20.11.2023/Pykälä 170
| Edellinen asia | Seuraava asia |  Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|
Ulkoinen tarkastus markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneista kuluista; kehittämistoimenpiteiden etenemisen tilannekatsaus
Maakuntahallitus 05.06.2023
Tiivistelmä
Erillisselvitys liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista on valmistunut. Maakuntahallitukselle esitetään, että se merkitsee selvityksen tiedoksi; käy keskustelun selvityksessä kuvatuista havainnoista ja niiden pohjalta tehdyistä suosituksista, ja antaa liiton toimistolle ohjeet korjaavista toimenpiteistä.
Raporttia kokouksessa esittelemään on kutsuttu KPMG Oy:n vastuukonsultti Harri Leppiniemi. Asia käsitellään kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Maakuntahallituksen kokouksen 05.06.2023 tätä asiaa koskevaa selostusosaa täydentää seuraava selostus.
Selostus
KPMG:n toimeksianto
Toimeksiannon tavoitteena oli selvittää, onko Uudenmaan liitossa markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneet kulut ja hankinnat vuosilta 2017-2022 tehty asianmukaisesti liiton toimintaa koskeviin talousarvioon, tavoitteisiin ja ohjeisiin nähden.
Selvityksessä laadittiin yhteenveto toimintojen kuluista ja kohteista,
annettiin arvio kulujen syntymisen ja hankintojen toteuttamisen
asianmukaisuudesta, ohjeistuksen riittävyydestä ja toimintamenettelyiden
kehittämistarpeista. Selvityksen tuloksena annettiin kehittämissuosituksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.
Toimeksianto toteutettiin ensi sijaisesti aineistotarkastuksena. Selvityksen kohteena olevat kulut ja hankinnat kartoitettiin ostolaskutietojen ja hankintapäätösten perusteella. Hankintojen osalta selvitettiin, mistä hankinnat oli tehty, minkä suuruisia hankinnat olivat ostopaikkakohtaisesti olleet ja kenen toimeksiannosta hankinnat oli tehty. Selvityksessä laadittiin yhteenveto toimintojen kuluista ja kohteista, annettiin arvio kulujen syntymisen ja hankintojen toteuttamisen asianmukaisuudesta, ohjeistuksen riittävyydestä ja toimintamenettelyiden kehittämistarpeista.
Selvityksen tuloksena syntyi seitsemän havaintokokonaisuutta, jotka luokiteltiin havainnon sisältämän riskin / puutteen merkityksen ja vaikuttavuuden perusteella ja jotka vaativat korjaavia toimenpiteitä. Havaintokokonaisuuksien arviointiasteikkona on käytetty KPMG:n sisäisen tarkastuksen metodologian mukaista asteikkoa (Tarkastusraportin liite II).
Tarkastuksen tulokset on esitetty tarkastusraportilla kappaleessa 3 (Yksityiskohtaiset tarkastushavainnot). Kehittämissuositusten perusteella Uudenmaan liiton toimisto on laatinut kirjalliset toimenpidesuunnitelmat aikatauluineen raporttiin sisällytettäväksi. Näitä KPMG on muokannut ja sisällyttänyt raporttiin tarkoituksenmukaiseksi katsomansa.
Tarkastuksessa läpikäydystä aineistosta on laadittu yhteenveto, joka on esitetty tarkastusraportin kappaleessa 4 (Yhteenveto edunvalvontaan, viestintään, markkinointiin ja sidosryhmäyhteistyöhön kohdistetuista kustannuksista). Tarkastusraportin erillisessä liitteessä I on esitetty tarkastuksessa läpikäyty aineisto kokonaisuudessaan.
Positiivisina tarkastushavaintoina nousivat esiin seuraavat:
- Läpinäkyvyys asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa: Uudenmaan liiton hallintosäännön 6 §:ssä on määritetty, että liiton toimielimet luovat edellytykset läpinäkyvyydelle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa omalla toimialallaan. Läpinäkyvyys on toteutunut toiminnassa systemaattisesti laadittujen ja maakuntahallitukselle viestittyjen hankintapäätösten vuoksi. Tarkastuksessa läpikäydyissä markkinointiin, viestintään, edunvalvontaan ja edustamiseen kohdistuneissa kuluissa ei ollut sellaisia tapahtumia, joista ei olisi tehty hankintapäätöksiä tai muita viranhaltijapäätöksiä.
- Sisäisen valvonnan tehostaminen luottokortin käytössä: Vuodesta 2020 alkaen luottokorttilaskujen liitteeksi on liitetty tositteet, joiden liittämisestä ostoreskontrajärjestelmään ja matkalaskujärjestelmään on huolehtinut em. johdon assistentti. Tarkastuksessa havaittiin, että sisäisen valvonnan tehostamisen johdosta kuitit löytyivät tarkastuksen otantaan sisältyneistä luottokorttilaskuista
Tarkastushavainnot ja kehittämissuositukset, johdon toimenpidesuunnitelmat suositusten pohjalta
3.1 Edunvalvontaan liittyvien yhteistyökumppaneiden valinta | |
Selvityksen johtopäätös | RCFF Elokuvafestivaalin valikoitumista Uudenmaan liiton monivuotiseksi viestinnän tukemisen kumppaniksi ei voida yksiselitteisesti viestinnän periaatteiden näkökulmasta perustella. Uudenmaan liiton viestintään liittyvissä ratkaisuissa on otettava huomioon viestinnän periaatteissa määritetyt pääkohderyhmät sekä viestintäkanavat. |
Selvityksen suositus | Suositellaan, että Uudenmaan liitossa laaditaan viestinnän periaatteista johdettu konkreettisempi vuosittainen suunnitelma tapahtumista ja sidosryhmätilaisuuksista, joissa Uudenmaan liiton toimintaa viestitään pääkohderyhmille. Tapahtuma- ja sidosryhmätilaisuuksista laadittu suunnitelma on suositeltavaa esitellä ja hyväksyttää maakuntahallituksessa. |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Yhteistyökumppaneiden valintaan ei ole ollut systemaattista toimintatapaa. Esille tulleet ehdotukset on joko valmisteltu johtoryhmän kokouksessa käsiteltäviksi tai joissain tapauksissa toimivaltainen viranhaltija on tehnyt asiassa itsenäisen päätöksen. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | Maakuntahallituksen päätettäväksi pitää valmistella säännöllisesti vähintään kunkin maakuntahallituskauden alkupuolella viestinnän periaatteet siten, että siinä otetaan huomioon liiton henkilöstön lisäksi liiton luottamushenkilöt ja alueen kansanedustajat.
Liitossa laaditaan vuosittainen edunvalvontasuunnitelma, joka sisältää edunvalvonnan tavoitteet, tapahtumat ja kohderyhmät. Suunnitelman pitää olla dynaaminen siten, että siinä otetaan huomioon ulkoisten olosuhteiden muutokset ja esille nousevat vaikuttamismahdollisuudet. Edunvalvontasuunnitelman pohjalta määritellään viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sekä resurssointi. Pitkän aikavälin tavoitteena tulisi olla edunvalvonnan nelivuotisen raamin laatiminen kunkin eduskuntakauden nivelvaiheessa ja sen hyväksyminen ja päivittäminen maakuntahallituksessa EU-ohjelmakaudet tarvittaessa huomioiden.
Viestinnän periaatteet valmistellaan pikaisesti maakuntahallituksen päätettäväksi. Edunvalvontasuunnitelman vuodelle 2024 tulee valmistua syksyllä 2023. Sen pohjalta valmistuva suunnitelma viestintä-ja markkinointitoimenpiteistä sekä resurssoinnista valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä. |
3.2 Sidosryhmätilaisuuksien järjestäminen | |
Selvityksen johtopäätös | Uudenmaan liiton käyttösuunnitelmasta ei löydy perusteluja sille, että suuri osa sidosryhmätilaisuuksista järjestetään Hyvinkään Tahkon pesäpallo-otteluissa. Yhteistyön sisältymistä maakuntavaltuustossa hyväksyttyyn talousarvioon ei voi todentaa. |
Selvityksen suositus | Suositellaan, että Uudenmaan liiton hallituksessa linjataan viestinnän periaatteiden ja edunvalvontasuunnitelman perusteella, mihin urheilu- tai kulttuuritapahtumiin vuosittaiset sidosryhmätilaisuudet kohdennetaan. |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Sidosryhmätilaisuuksien valintaan ei ole ollut systemaattista toimintatapaa. Esille tulleet ehdotukset on joko valmisteltu johtoryhmän kokouksessa käsiteltäviksi tai toimivaltainen viranhaltija on tehnyt asiassa itsenäisen päätöksen. Viranhoitoon liittyvä edustaminen ja sidosryhmätilaisuuksien järjestäminen on kunkin johtoryhmän jäsenen omassa harkinnassa. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | Liiton sidosryhmätilaisuudet kohdennetaan edunvalvontasuunnitelman pohjalta niin, että pääkohderyhmät tavoitetaan parhaalla mahdollisella tavalla käytettävissä olevat resurssit huomioon ottaen. Kohdentamisen onnistuminen edellyttää kohderyhmien ja keskeisten kumppanuuksien tunnistamista moniammatillisessa prosessissa. Valmistuu vuoden 2023 loppuun mennessä. |
3.3 Kynnysarvon ylittävä suorahankinta | |
Selvityksen johtopäätös | Asiantuntijapalveluita on ostettu suorahankintana ilman hankintalain mukaisia perusteluja. Koska asiantuntijapalveluiden yhteissumma on kokonaisuutena ylittänyt hankintalain kynnysarvon 60.000 euroa ja suorahankinnan perustelut ovat puutteelliset hankintalain kriteereihin verrattuna, asiantuntijapalveluiden hankinta olisi tullut kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. |
Selvityksen suositus | 3.3.1 Suositellaan, että Uudenmaan liiton hankintaohjeisiin sisällytetään tarkempi ohjeistus hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta (mitä asioita tulee ottaa huomioon ennakkoarvoa laskettaessa), jotta vältytään siltä, että suorahankintana tehty osto lopulta ylittää hankintalain kynnysarvon ja se olisi tullut kilpailuttaa.
3.3.2 Suositellaan, että Uudenmaan liitossa määritetään toimintamenettely, jossa hankintatarve tulee ajantasaisesti viestittyä hallinnon hankinta-tukihenkilöstölle, jotta tämä voi arvioida onko suorahankinnalle hankintalain mukaiset perustelut ja onko ne kirjattu riittävän täsmällisesti.
3.3.3 Suositellaan, että hankintapäätökseen lisätään määrämuotoinen kirjaus siitä, että hankintapäätös on läpikäyty hankintatukihenkilöstön toimesta. |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Tässä asiantuntijapalveluhankinnassa ollut kyse henkilösidonnaisen asiantuntijapalvelun tuottamisesta Kiinassa. Kiina-yhteistyö osana Uudenmaan liiton kansainvälistä yhteistyötä on ollut maakuntajohtajan vastuulla. Maakuntajohtaja on vastannut siitä, miten Kiinassa tapahtuva paikallinen toiminto ja yhteyksien ylläpitäminen järjestetään. Ensimmäistä kyseisistä hankintapäätöksistä tehtäessä perusteluja olivat mm. useilta eri tahoilta, kuten Oulun kaupungilta ja Suomen valtion edustajilta Shanghaissa, saadut suositukset kyseisestä palvelun tuottajasta. Perusteluja ei kuitenkaan kirjattu hankintasäädösten edellyttämällä tavalla tähän eikä sitä seuranneisiin päätöksiin.
Selvityksessä tehty havainto asiantuntijapalveluhankintojen kumuloitumisesta ajalla 1.7.2019-30.6.2021 kansallisen kynnysarvon ylittäväksi pitää paikkansa. Viimeisintä päätöstä asiantuntijapalvelun ostosta elokuussa 2020 tehtäessä Kiinassa asiantuntijapalvelua tuottavaa henkilöä ei oltu valmiita vielä palkkaamaan työsuhteeseen Uudenmaan liittoon. Elokuusta 2021 lähtien kyseinen henkilö on palkattu osa-aikaiseksi työntekijäksi liittoon nimenomaan siitä syystä, että Kiina-yhteistyön on katsottu vaativan erinomaista kohdemaan ja kohdealueen tuntemusta eikä uusi asiantuntijapalveluhankinta ollut enää mahdollinen samalta toimijalta. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | 3.3.1 Ennakoidun arvon laskemiseen hankintoja suunniteltaessa on viime vuosina kiinnitetty jo enemmän huomiota. Hankintayksikkö seuraa tietyiltä paljon käytetyiltä konsulteilta tehtävien ostojen yhteissummia aktiivisesti ja kynnysarvojen lähestyessä uudet hankinnat on kilpailutettu.
Tarkistetaan hankintaohjeistuksen kohta tätä koskien ja selvennetään tekstiä.
3.3.2 Tarkistetaan hankintaohjeistuksen kohta tätä koskien ja selvennetään tekstiä. Hankintoihin liittyvä yhteistyö vastuualueiden ja hallinnon hankintatukihenkilöstön välillä on tällä hetkellä hyvällä tasolla. Hankintatarpeet tulee ajoissa hankintatukihenkilöstön tietoon ja tarjouspyynnöt laaditaan hyvässä yhteistyössä.
Hankintayksikkö haluaa kiinnittää huomion siihen, että tarkastuksessa löydetyt hankinnat, joihin toimenpidesuositukset perustuvat, ovat usean vuoden takaa. Liiton toimintatapoja hankintamenettelyyn liittyen on tarkennettu vuosien varrella aktiivisesti.
3.3.3 Nykyisen toimintatavan mukaan kaikki hankintapäätökset käyvät hankintatukihenkilön työpöydällä ennen kuin ne viedään vastuujohtajille lopullisesti allekirjoitettavaksi. Emme näe tarpeellisena lisätä suositeltua tietoa hankintapäätökseen, koska se toteutuu jo prosessissa.
Uudenmaan liiton hankintaohje päivitetään suunnitelman mukaisesti syksyllä 2023. Jokaisessa hankinnassa toimivan ja ohjeiden mukaisen prosessin ohella pitää korostaa, että tärkeintä on hankinnan tavoite ja saavutettavissa oleva vaikuttavuus. |
3.4 Suorahankinnat kynnysarvon alittavissa hankinnoissa | |
Selvityksen johtopäätös | Uudenmaan liiton kynnysarvon alittavien hankintojen tekemisessä ei ole kaikkien edunvalvontaan, viestintään, markkinointiin sekä sidosryhmäyhteistyöhön kohdistuvien hankintojen kohdalla noudatettu maakuntajohtajan toimintatapaohjeistusta ja liiton suositusta siitä, että kilpailutetaan kaikki yli 10 000 euron hankinnat. |
Selvityksen suositus | 3.4.1 Suositellaan, että Uudenmaan liitossa tehostetaan viestiä kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttamisesta ja suorahankintojen välttämisestä, tai perustelujen täsmällisestä kirjaamisesta, kun on perustellusti päädytty suorahankintaan.
3.4.2 Suositellaan, että Uudenmaan liitossa määritetään toimintamenettely, jossa hallinnon hankintatukihenkilöstö otetaan mukaan hankinnan suunnitteluun heti hankintatarpeen tullessa ajankohtaiseksi (ennaltaehkäisevä kontrolli suorahankintojen välttämiseksi). |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Toimintatavan mukaisesti suorahankintojen osalta toimitaan niin, että hankinnan valmisteluvaiheessa hankintatukihenkilö keskustelee vastuuvalmistelijan kanssa ja kertoo, jos suunniteltu suorahankinta ylittää ohjeen mukaisen suorahankintarajan. Tämän jälkeen vastuuvalmistelija keskustelee toimivaltaisen viranhaltijan kanssa, joka lopullisesti päättää suorahankinnan suorittamisesta. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | 3.4.1 Kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttaminen versus suorahankinnat ovat liiton hankintatoimen kehittämislistalla. Pyrimme löytämään ohjeistuksen jolla toisaalta varmistetaan julkisten varojen oikea käyttö ja hankintalain periaatteiden noudattaminen mutta samalla tavoitellaan sitä, että pienhankintoja toteutetaan dynaamisesti ja innovatiivisesti sekä hankinnan tavoitetta ja kokonaisedullisuutta korostaen eikä niihin käytetä kohtuuttomasti liiton omaa eikä toisaalta potentiaalisten tarjoajien työaikaa.
3.4.2 Tarkistetaan hankintaohjeistuksen kohta tätä koskien ja selvennetään tekstiä. Hankintoihin liittyvä yhteistyö vastuualueiden ja hallinnon hankintatukihenkilöstön välillä on tällä hetkellä hyvällä tasolla. Hankintatarpeet tulevat ajoissa hankintatukihenkilöstön tietoon ja tarjouspyynnöt laaditaan hyvässä yhteistyössä.
Hankintayksikkö haluaa kiinnittää huomion siihen, että tarkastuksessa löydetty hankinnat, joihin toimenpidesuositukset perustuvat, ovat usean vuoden takaa. Liiton toimintatapoja hankintamenettelyyn liittyen on tarkennettu vuosien varrella aktiivisesti.
Uudenmaan liiton hankintaohje päivitetään suunnitelman mukaisesti syksyllä 2023. |
3.5 Sidosryhmäyhteistyöhön liittyvien ostojen perustelut | |
Selvityksen johtopäätös | Mikäli hankintapäätöksissä on hankinnan arvon määritystä perusteltu käyttösuunnitelman mukaisuudella, tulisi käyttösuunnitelmista yksiselitteisesti näkyä hankintapäätöksen kohteena olevan palvelun budjetti tai hankintapäätökseen liittää käyttösuunnitelman yksilöintitiedot, johon hankinta on käyttösuunnitelman laadinnassa sisällytetty. Riskinä on, että hankintojen perustelemisessa ei ole noudatettu organisaation sisäisen valvonnan periaatteita, jos perustelua ei voida yksiselitteisesti todentaa. |
Selvityksen suositus | Suositellaan, että hankintapäätöksiin lisätään käyttösuunnitelman yksilöintitiedot, jotta hankinnan arvo ja toteuttaminen voidaan todentaa olevan käyttösuunnitelman mukainen.
Suositellaan, että käyttösuunnitelmaan sisällytetään tilikohtainen selostus määrärahan tarpeesta. |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Vaikka toimintatavassa ei ole nähty tarkoituksenmukaisena kirjata tarkkoja käyttösuunnitelman tilikohtia kullekin hankintapäätökselle, on osana hankinnan valmisteluprosessia aina varmistettu hankinnan käyttösuunnitelman mukaisuus (hankinta on suunniteltu ja sille on varattu määräraha osana talousarviovalmistelua).
Vastuualueet ja yksiköt esittävät määrärahatarpeet tarkempine selostuksineen tilikohtaisesti käyttösuunnitelmaan, josta muodostetaan lopullinen talousarvio. Talousarvion hyväksymisen jälkeen maakuntajohtaja vahvistaa käyttösuunnitelman päätöksellään. Käyttösuunnitelmassa liiton talousarvio esitetään tulospaikoille jaettuna. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | Lisätään hankintapäätökseen käyttösuunnitelman yksilöintitiedot.
Käyttösuunnitelmassa on nykyisinkin jo osin selostettu määrärahan tarve. Varmistetaan selostusten kattavuus sekä määritellään toimintatavat, miten käyttösuunnitelmaa täsmennetään tarpeen ilmetessä ja/tai kun strategisten tavoitteiden saavuttamiseen ilmenee merkittäviä uusia mahdollisuuksia.
|
3.6 Hankintasopimusten laatiminen | |
Selvityksen johtopäätös | Uudenmaan liiton kansallisen kynnysarvon alittavista hankinnoista laaditun maakuntajohtajan toimintatapaohjeen 9/2015 mukaan (Uudenmaan liitto 2015, päivitetty 16.2.2018) Uudenmaan liiton toimintatapana on, että myös kansallisen kynnysarvon alittavista hankinnoista tehdään aina kirjallinen sopimus. Tehty hankintapäätös ei suoraan velvoita hankintayksikköä hankintasopimuksen tekemiseen. Sitova hankinta syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen perusteella.
Tarkastuksessa havaittiin kolme hankintapäätöstä, joista ei ollut tehty kirjallisia sopimuksia. FinCTrade Platformilta tilattu tutkimusraportti, arvoltaan 12 350 euroa (hankintapäätös §399/2018). Hyvinkään Tahko ry:n, Tahko Pesiksen ja Tahko Superpesis Oy:n kanssa ei ollut tehty sopimusta pesäpallolippujen ostamisesta edunvalvontatilaisuuksien järjestämiseksi (maakuntajohtajan hankintapäätökset §135/2020, §154/2021 ja §53/2022).
Maakuntajohtajan toimintatapaohjeistusta ei ole yllä kuvattujen hankintojen osalta noudatettu, koska kirjallisia sopimuksia ei näissä tapauksissa ole laadittu. |
Selvityksen suositus | Suositellaan, että Uudenmaan liitossa säännöllisin väliajoin käydään läpi hankintapäätökset ja tarkistetaan, että niistä on myös kirjalliset sopimukset tehtynä (jälkikäteiskontrolli). |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Hankintoihin liittyvä yhteistyö vastuualueiden ja hallinnon hankintatukihenkilöstön välillä on tällä hetkellä hyvällä tasolla. Hankintatarpeet tulee ajoissa hankintatukihenkilöstön tietoon ja tarjouspyynnöt, hankintapäätökset ja hankintasopimukset laaditaan hyvässä yhteistyössä. Nykyisen toimintatavan mukaan kaikki hankintapäätökset käyvät hankintatukihenkilön työpöydällä ennen kuin ne viedään vastuujohtajille lopullisesti allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen prosessin mukaisesti aletaan laatia hankintasopimusta. Liiton juristi tekee säännöllisesti pistokoeseurantaa, jolla varmistetaan että kirjalliset sopimukset on tehtynä asianmukaisesti.
Selvityksessä havaitut puutteet hankintasopimuksissa ovat olleet yksittäisiä tapauksia. Tapahtumalippuhankinnoissa voidaan todeta, että erillisen hankintasopimuksen laatiminen ei olisi hankinnan luonteen vuoksi ollut tarkoituksenmukaisesta. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Hyvinkään Tahkon pesäpallo-otteluiden yhteydessä järjestettyjen sidosryhmätapaamisten hankinnoissa ei ole toimittu hallintolain vastaisesti. Tehdyt päätökset ovat lainvoimaisia. Kuitenkin koska maakuntajohtaja on tunnettu hyvinkääläinen pesäpallovaikuttaja, niin hänen isännöidessään liiton kyseisiä sidosryhmätilaisuuksia voi joillekin syntyä mielikuva hänen kaksoisroolistaan. Tällaisten mielikuvien välttämiseksi ja päätösten läpinäkyvyyden lisäämiseksi liiton prosesseja on tarpeen täsmentää siten, että mahdollisen kaksoisroolin ilmetessä kyseinen henkilö ei osallistu asiaa koskevien hankintapäätösten käsittelyyn liitossa. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | Todetaan, että selvityksen johtopäätökseen liittyvä prosessi on tällä hetkellä toimiva. Selvityksessä havaitut puutteet hankintasopimuksissa ovat olleet yksittäisiä tapauksia. Liiton ohjeisiin sisällytetään mahdollisten kaksoisroolien välttäminen.
Liiton juristi tekee säännöllisesti pistokoeseurantaa, jolla varmistetaan että kirjalliset sopimukset on tehtynä asianmukaisesti. |
3.7 Luottokortin käyttö ja siihen liittyvä ohjeistus | |
Selvityksen johtopäätös | Koska Uudenmaan liitossa ei ole luottokorttien käyttöä kirjallisesti ohjeistettu, riskinä on, että luottokortin käytön sisäinen valvonta ei toteudu asiaankuuluvalla tavalla. |
Selvityksen suositus | 3.7.1 Suositellaan, että Uudenmaan liitossa laaditaan luottokorttien käytön ohjeistus.
3.7.2 Suositellaan, että käteisnostot perustellaan ostoreskontrajärjestelmään, jotta rahan käytön jäljitettävyysketju on näkyvillä yhdessä paikassa yksiselitteisesti. |
Uudenmaan liiton toimintatapa selvitysajanjaksolla | Uudenmaan liitossa ei ole ollut luottokorttien käytön kirjallista ohjetta. Luottokorttilaskun tarkastajan on tullut laskuntarkastusvaiheessa liittää kortilla tehdyistä ostoista kuitit ostolaskujärjestelmään. Luottokorttilaskun hyväksyjänä on kunkin kortinhaltijan esihenkilö. |
Johdon toimenpidesuunnitelma ja aikataulu | 3.7.1 Hallintosääntöön lisätään maininta, että luottokorttien käytöstä laaditaan erillinen ohje.
Huomioidaan vireillä olevassa hallintosäännön päivityksessä. Luottokorttien käyttöohje vahvistetaan toukokuun 2023 aikana.
3.7.2 Sisällytetään asia luottokorttien käyttöohjeeseen. Käteisnostojen osalta viitataan M2-matkalaskujärjestelmän matkalaskuun, jossa tämä kyseinen käteisnosto on todennettavissa. Lisätään ostoreskontrajärjestelmässä tarkastajan lausunto, jossa käteisnoston perustelu viittaamalla kyseiseen matkaan.
Luottokorttien käyttöohje vahvistetaan toukokuun 2023 aikana. |
Edistymä | Maakuntajohtaja on päätöksellään 25.5.2023 hyväksynyt Uudenmaan liiton luottokortin käytön ohjeistuksen. Ohjeistus on saatettu kaikille luottokortin nykyisille haltijoille tiedoksi ja pyydetty heiltä sitoutumus uusien ohjeiden noudattamisesta.
Hallintosääntö päivitetään syksyllä 2023. |
Edunvalvontaa, viestintää ja markkinointia koskevat suositukset, hallitukselle tuotavat toiminnan periaatteet ja raamit, hankintojen ja sopimusten valmistelu
Selvityksen suosituksiin kuuluu mm. seuraava: "Liitossa laaditaan vuosittainen edunvalvontasuunnitelma, joka sisältää edunvalvonnan tavoitteet, tapahtumat ja kohderyhmät. Edunvalvontasuunnitelman pohjalta määritellään viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sekä resurssointi. Pitkän aikavälin tavoitteena tulisi olla nelivuotisen edunvalvontastrategian laatiminen kunkin eduskuntakauden nivelvaiheessa ja sen hyväksyminen ja päivittäminen maakuntahallituksessa EU-ohjelmakaudet tarvittaessa huomioiden."
Tämän ja sitä täydentävien muiden suositusten täytäntöönpanon osana hallitukselle pitää valmistella raami siitä, mitä liiton käytäntöjä koskevia periaatteita ja toimintaraameja käsitellään hallituksen kunkin toimintakauden aikana. Käsittelyn vaikuttavuuden pitäisi olla ainakin pääosin 3-vaiheinen, jossa valmistelu esittelee tuotoksensa eli 1) kunkin toimintamuodon nykytilan ja kokemukset liiton toiminnassa, 2) ehdotuksen täsmennetyistä periaatteista ja tulevan toiminnan raameista, 3) hallituksen päätöksen jälkeisinä vuosina laaditaan hallitukselle sopivaksi katsottavin välein tiiviit kirjalliset selvitykset toimenpiteistä ja niiden vaikuttavuudesta.
Selvityksestä ilmenevän perusteella liiton tulee täsmentää viestinnän, markkinoinnin ja edunvalvonnan vaikuttavuustavoitteita, määritellä aiempaa tarkemmin pääkohderyhmät ja kanavat sekä maakuntajohtajan, liiton johtoryhmän muiden jäsenten ja muun henkilökunnan tehtävät ja velvollisuudet näiden yhteyksien ja kanavien hoidossa siten, että liiton toiminnasta syntyy riittävän hyvin Uudenmaan kattava tasapuolinen kuva. Tämän saavuttaminen pitää tapahtua liiton taloudellisten resurssien sallimissa rajoissa ja korostaen sitä, että Uudenmaan kehittäminen valtuuston päätösten mukaisiin tavoitteisiin onnistuu vain kun liitto motivoi ja luo edellytyksiä uusmaalaisille toimijoille, siis liiton toimiston ulkopuolisille henkilöille, toimia asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Jokaisen hankinnan, sopimuksen tai muun kuluun johtavan toimenpiteen valmistelu tapahtuu yhden tai useamman liiton henkilökuntaan kuuluvan toimesta ja vasta hyväksyvän allekirjoituksen tekee maakuntajohtaja tai muu nimenkirjoitusoikeutettu. Valmistelua koskevien prosessien kehittämiseen pitää kiinnittää huomiota siten, että prosessin läpinäkyvyys on selkeä ja oikeellisuuskysymykset varmistetaan aina valmistelun osana.
Vuoden 2022 toimintakertomus ja tilinpäätös
Maakuntahallitus on hyväksynyt vuoden 2022 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen 27.3.2023 § 31, jättänyt sen tilintarkastajan tarkastettavaksi ja saattanut sen tarkastuslautakunnan käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 31.5.2023 päättänyt pyytää maakuntahallitusta vielä käsittelemään erilliselvityksen liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista ennen tarkastuslautakunnan seuraavaa kokousta. Tarkastuslautakunta kokoontuu seuraavan kerran 9.6.2023 ja käsittelee tuolloin tilikauden 1.1.2022 - 31.12.2022 tilintarkastuskertomuksen ja arviointikertomuksen, jotka tuodaan maakuntavaltuuston kokoukseen 13.6.2023.
Asian tausta
Uudenmaan liiton hallintosäännön 2. §:n mukaan maakuntahallitus huolehtii sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja
tuloksellisuudesta.
Hallintosäännön 6. §:n mukaan maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista.
Päätösesitys
Maakuntahallitus päättää
- merkitä erillisselvityksen liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista tiedoksi,
- todeta, että maakuntahallitus on kuullut KPMG-selvityksen vastuuhenkilön Harri Leppiniemen vastauksen jäsenten esittämiin kysymyksiin ja käynyt keskustelun tarvittavista jatkotoimista,
- todeta, että selvitys on ollut hyödyllinen monella tavalla ja on osoittanut hallitukselle ja liiton toimistolle
- että prosessit ovat pääosin hyvässä kunnossa, mutta että hallintoon ja varainkäyttöön kohdistuvien prosessien kirjallisia ohjeita on syytä kehittää ja tuoda ne hallitukselle tiedoksi ja päätöksenteon tehtäväjaon mukaisilta osin päätettäväksi,
- että jotta hallitus voi keskittyä sille kuuluvaan strategiseen johtamiseen, valtuuston määrittelemien tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavaan vaikuttamiseen ja riskien hallintaan, niin hallitukselle tulee valmistella valtuustokausittain ja eräiltä osin vuosittain tilannekatsaukset ja raamisuunnitelmat sidosryhmäyhteistyön tavoitteista ja muodoista, viestinnästä ja edunvalvonnasta,
- että selvityksessä ei ole ilmennyt sellaista uutta, joka osoittaisi liiton toiminnassa vuosina 2017-2022 olleen väärinkäytöksiä tai muuta toimintaa, joka olisi aiheuttanut liitolle haittaa, vaikka prosesseissa onkin eräiltä osin ollut puutteellisuuksia hankintojen perusteluissa ja toimivaltuuksien noudattamisessa,
- edellyttää, että korjaustoimet toteutetaan kunkin aiheen vaatimalla perusteellisuudella ja aikataululla siten, että kaikki vastuujohtajat toimeenpanevat selostusosassa kuvatut toimenpiteet ja että tämän lisäksi hallitus käsittelee tarvittavia prosessien kehitystoimia ja ohjeita liitossa tehtävän valmistelun perusteella vaiheittain syyskauden 2023 kuluessa,
- todeta, että liiton viestinnän periaatteet on hyväksytty maakuntahallituksessa 2.2.2015. Selvityksen mukaan viestinnän periaatteita on viimeksi päivitetty joulukuussa 2022. Näitä ei kuitenkaan ole tuotu hallituksen käsiteltäväksi, vaikka liiton hallintosääntö määrittelee, että maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista sekä hyväksyy viestinnän ja tiedottamisen periaatteet. Periaatteet tulee valmistella hallituksen käsiteltäväksi syksyn 2023 toimintakauden alussa siten, että mm. viestinnän, markkinoinnin ja edunvalvonnan pääkohderyhmien ja kanavien tarkempi suunnittelu ja määrittely tapahtuu hallituksen linjausten perusteella
- tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.
Asian käsittely:
Asiasta käydyn keskustelun aikana asia päätettiin yksimielisesti siirtää 8.6.2023 klo 7.30 Teams:in välityksellä pidettävään jatkokoukseen.
Päätös:
Maakuntahallitus päätti siirtää asian jatkokoukseen 8.6.2023 klo 7.30 Teamsin välityksellä.
Lisätiedot
Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkula
Maakuntahallitus 08.06.2023 § 69
Maakuntahallitus päätti 5.6.2023 § 65 yksimielisesti, että asian käsittely siirretään jatkokokoukseen, joka on 8.6.2023 klo 7.30
Teams:in välityksellä.
Uudenmaan liiton hallintosäännön 112 §:n mukaan jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä,
käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua.
Asian käsittely:
Ennen asian käsittelyn aloittamista puheenjohtaja Markku Markkula jääväsi itsensä ja poistui kokouksesta. Esteellisyyden perustelu: Hallintolaki § 28 1 mom. 7. kohta (yleislausekejäävi). Maakuntahallituksen 1. varapuheenjohtaja siirtyi johtamaan kokousta ja muutti pohjaesityksen seuraavaan muotoon:
"Maakuntahallitus päättää
1. merkitä erillisselvityksen liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista tiedoksi,
2. todeta, että maakuntahallitus on kuullut KPMG-selvityksen vastuuhenkilön Harri Leppiniemen vastauksen jäsenten esittämiin kysymyksiin ja käynyt keskustelun tarvittavista jatkotoimista,
3. todeta, että selvityksestä puuttuu esteellisyyden arviointi sekä hankintojen tarkoituksenmukaisuuden arviointi, mitkä kuitenkin olisi hallituksessa käydyn keskustelun perusteella ollut syytä tehdä,
4. todeta, että selvitys on ollut hyödyllinen monella tavalla ja on osoittanut hallitukselle ja liiton toimistolle
. liiton johtamisessa on eräiltä osin toimittu harkitsemattomasti ja huolimattomasti, eikä hankintalakia ja liiton ohjeita ole kaikissa tapauksissa noudatettu. Täten hallitus johtopäätöksenään edellyttää toiminnan tervehdyttämistä sekä maakuntajohtajalta ja kaikilta johtotason henkilöiltä eettisesti korkeatasoisia johtamiskäytäntöjä siten, että kaikki luottamus liiton toimintaan palautuu,
. kynnysarvon ylittäviä asiantuntijapalveluita on KPMG:n selvityksen mukaan ostettu suorahankintana hankintalain vastaisesti tai ilman hankintalain mukaisia perusteluja sekä kynnysarvon alittavien hankintojen osalta on rikottu eräiltä osin maakuntajohtajan toimintatapaohjeistusta, ja sidosryhmäyhteistyöhön liittyvien ostojen perusteluissa ei ole kaikilta osin noudatettu organisaation sisäisen valvonnan periaatteita,
. hallintoon ja varainkäyttöön kohdistuvien prosessien kirjallisia ohjeita on syytä kehittää ja tuoda ne hallitukselle tiedoksi ja päätöksenteon tehtäväjaon mukaisilta osin päätettäväksi, jotta voidaan varmistaa hankintojen läpinäkyvyys ja sisäisen valvonnan toimivuus,
. hallitukselle tulee valmistella valtuustokausittain ja eräiltä osin vuosittain tilannekatsaukset ja raamisuunnitelmat sidosryhmäyhteistyön tavoitteista ja muodoista, viestinnästä ja edunvalvonnasta. Täten hallitus voi keskittyä sille kuuluvaan strategiseen johtamiseen, valtuuston määrittelemien tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavaan vaikuttamiseen ja riskien hallintaan,
. KPMG:n selvityksessä toiminnassa vuosina 2017-2022 on tullut esille epäily kilpailuttamatta jääneistä sekä jäävinä tehdyistä hankinnoista. Asian selvittämiseksi hallitus päättää tehdä poliisille esitutkintapyynnön maakuntajohtajan osuutta koskien.
5. liitossa on käynnistetty uuden maakuntajohtajan valintaprosessi, jonka aikataulua nopeutetaan niin paljon kuin mahdollista. Tästä hallitus tekee päätöksiä 12.6. ja 19.6.2023.,
6. edellyttää, että korjaustoimet toteutetaan siten, että kaikki vastuujohtajat toteuttavat selostusosassa kuvatut toimenpiteet. Hallitus käsittelee tarvittavia prosessien kehitystoimia ja ohjeita liitossa tehtävän valmistelun perusteella vaiheittain syyskauden 2023 kuluessa, jotta nämä voidaan kokonaisuutena vahvistaa ja saada kattavasti käyttöön uuden maakuntajohtajan johdolla,
7. todeta, että liiton viestinnän periaatteet on hyväksytty maakuntahallituksessa 2.2.2015. Selvityksen mukaan viestinnän periaatteita on viimeksi päivitetty joulukuussa 2022. Näitä ei kuitenkaan ole tuotu hallituksen käsiteltäväksi, vaikka liiton hallintosääntö määrittelee, että maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista sekä hyväksyy viestinnän ja tiedottamisen periaatteet. Periaatteet tulee valmistella hallituksen käsiteltäväksi 2023 siten, että mm. viestinnän, markkinoinnin ja edunvalvonnan pääkohderyhmien ja kanavien tarkempi suunnittelu ja määrittely tapahtuu hallituksen linjausten perusteella,
8. tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa."
Muutettu pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Lisäksi päätettiin yksimielisesti liittää pöytäkirjan liitteeksi hallintojohtajan vastaus jäsen Reetta Hyvärisen kokouksessa 5.6.2023 esittämään kysymykseen.
Päätös:
Maakuntahallitus päätti
1. merkitä erillisselvityksen liiton markkinoinnista, viestinnästä, edunvalvonnasta ja edustamisesta sekä näitä koskevista hankinnoista tiedoksi,
2. todeta, että maakuntahallitus on kuullut KPMG-selvityksen vastuuhenkilön Harri Leppiniemen vastauksen jäsenten esittämiin kysymyksiin ja käynyt keskustelun tarvittavista jatkotoimista,
3. todeta, että selvityksestä puuttuu esteellisyyden arviointi sekä hankintojen tarkoituksenmukaisuuden arviointi, mitkä kuitenkin olisi hallituksessa käydyn keskustelun perusteella ollut syytä tehdä,
4. todeta, että selvitys on ollut hyödyllinen monella tavalla ja on osoittanut hallitukselle ja liiton toimistolle
. liiton johtamisessa on eräiltä osin toimittu harkitsemattomasti ja huolimattomasti, eikä hankintalakia ja liiton ohjeita ole kaikissa tapauksissa noudatettu. Täten hallitus johtopäätöksenään edellyttää toiminnan tervehdyttämistä sekä maakuntajohtajalta ja kaikilta johtotason henkilöiltä eettisesti korkeatasoisia johtamiskäytäntöjä siten, että kaikki luottamus liiton toimintaan palautuu,
. kynnysarvon ylittäviä asiantuntijapalveluita on KPMG:n selvityksen mukaan ostettu suorahankintana hankintalain vastaisesti tai ilman hankintalain mukaisia perusteluja sekä kynnysarvon alittavien hankintojen osalta on rikottu eräiltä osin maakuntajohtajan toimintatapaohjeistusta, ja sidosryhmäyhteistyöhön liittyvien ostojen perusteluissa ei ole kaikilta osin noudatettu organisaation sisäisen valvonnan periaatteita,
. hallintoon ja varainkäyttöön kohdistuvien prosessien kirjallisia ohjeita on syytä kehittää ja tuoda ne hallitukselle tiedoksi ja päätöksenteon tehtäväjaon mukaisilta osin päätettäväksi, jotta voidaan varmistaa hankintojen läpinäkyvyys ja sisäisen valvonnan toimivuus,
. hallitukselle tulee valmistella valtuustokausittain ja eräiltä osin vuosittain tilannekatsaukset ja raamisuunnitelmat sidosryhmäyhteistyön tavoitteista ja muodoista, viestinnästä ja edunvalvonnasta. Täten hallitus voi keskittyä sille kuuluvaan strategiseen johtamiseen, valtuuston määrittelemien tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavaan vaikuttamiseen ja riskien hallintaan,
. KPMG:n selvityksessä toiminnassa vuosina 2017-2022 on tullut esille epäily kilpailuttamatta jääneistä sekä jäävinä tehdyistä hankinnoista. Asian selvittämiseksi hallitus päättää tehdä poliisille esitutkintapyynnön maakuntajohtajan osuutta koskien.
5. liitossa on käynnistetty uuden maakuntajohtajan valintaprosessi, jonka aikataulua nopeutetaan niin paljon kuin mahdollista. Tästä hallitus tekee päätöksiä 12.6. ja 19.6.2023.,
6. edellyttää, että korjaustoimet toteutetaan siten, että kaikki vastuujohtajat toteuttavat selostusosassa kuvatut toimenpiteet. Hallitus käsittelee tarvittavia prosessien kehitystoimia ja ohjeita liitossa tehtävän valmistelun perusteella vaiheittain syyskauden 2023 kuluessa, jotta nämä voidaan kokonaisuutena vahvistaa ja saada kattavasti käyttöön uuden maakuntajohtajan johdolla,
7. todeta, että liiton viestinnän periaatteet on hyväksytty maakuntahallituksessa 2.2.2015. Selvityksen mukaan viestinnän periaatteita on viimeksi päivitetty joulukuussa 2022. Näitä ei kuitenkaan ole tuotu hallituksen käsiteltäväksi, vaikka liiton hallintosääntö määrittelee, että maakuntahallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista sekä hyväksyy viestinnän ja tiedottamisen periaatteet. Periaatteet tulee valmistella hallituksen käsiteltäväksi 2023 siten, että mm. viestinnän, markkinoinnin ja edunvalvonnan pääkohderyhmien ja kanavien tarkempi suunnittelu ja määrittely tapahtuu hallituksen linjausten perusteella,
8. tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.
Maakuntahallitus 28.08.2023 § 115
Tiivistelmä
KPMG:n erillisselvitykseen pohjautuen hallitus päätöksissään 5.6. ja 8.6.2023 (§ 66 ja § 69) linjasi mihin toimenpiteisiin toimivan johdon on ryhdyttävä esille tulleiden ongelmien korjaamiseksi. Johtoryhmä on jakanut valmisteluvastuut koskien kunkin ongelman ratkaisemista. Osa näistä toimista koskee hallinnollisia määräyksiä ja käytäntöjä. Maakuntajohtajan tehtävää hoitava Juha Eskelinen antaa suullisen selvityksen siitä mihin toimenpiteisiin asian suhteen on ryhdytty. Asia tulee hallituksen käsittelyyn syyskuun 18. päivän kokouksessa.
Maakuntahallitus merkitsee tiedoksi asiaa koskevan suullisen selvityksen ja päättää palata asiaan kokouksessaan 18.9.2023.
Päätös:
Maakuntahallitus päätti esityksen mukaan.
Lisätiedot:
Vastuujohtaja Juha Eskelinen
Maakuntahallitus 18.09.2023 § 135
Tiivistelmä
Esityslistan oheismateriaalina on tehtyjen ja suunniteltujen jatkotoimenpiteiden tilannekatsaus.
Maakuntahallitus päättää
- merkitä tiedoksi asiaa koskevan tilannekatsauksen.
- että asiaan palataan marraskuun kokouksessa.
Päätös:
Maakuntahallitus päätti
- merkitä tiedoksi asiaa koskevan tilannekatsauksen.
- että asiaan palataan marraskuun kokouksessa.
Esittelijä:
va. maakuntajohtaja Juha Eskelinen
Lisätiedot:
Vastuujohtaja Juha Eskelinen
Maakuntahallitus 20.11.2023 § 170
11/02.08.01.00/2023
Tiivistelmä
Esityslistan oheismateriaalina on tehtyjen ja suunniteltujen jatkotoimenpiteiden tilannekatsaus.
Esittelijän päätösesitys:
Maakuntahallitus päättää merkitä tiedoksi asiaa koskevan tilannekatsauksen.
Päätös:
Maakuntahallitus päätti esityksen mukaan.
Esittelijä:
Vs. Maakuntajohtaja Tuija Telén
Lisätiedot:
Vastuujohtaja Inka Tikkanen
| Edellinen asia | Seuraava asia | Muutoksenhakuohje
Kokousasia PDF-muodossa
|