Maakuntahallitus
Pöytäkirja 19.08.2024/Pykälä 104

Maakuntahallitus 19.08.2024 § 104  

129/02.08.01.00/2024  

Tiivistelmä

Maakuntajohtaja on 3.6.2024 §66/2024 päättänyt hankinnasta, jonka kohteena on Hangzhoussa ja Zhejiangin maakunnassa toteutettavaa paikallista asiantuntijapalvelua koskevan puitejärjestelyn perustaminen. Maakuntahallituksen puheenjohtaja on 9.6.2024 ilmoittanut käyttävänsä hallintosäännön 20 § mukaista otto-oikeuttaan ottaa hankintaa koskeva päätös maakuntahallituksen käsittelyyn.

Selostus

Maakuntajohtaja on 3.6.2024 §66/2024 päättänyt hankinnasta, jonka kohteena on Hangzhoussa ja Zhejiangin maakunnassa toteutettavaa paikallista asiantuntijapalvelua koskevan puitejärjestelyn perustaminen. Kyseessä on sekä kansallisen kynnysarvon että Uudenmaan liiton hankintaohjeen mukaisen pienhankintarajan alittava hankinta.

Hankinnan ja hankintamenettelyn kuvaus

Uudenmaan maakunnalla on voimassa Zhejiangin maakunnan kanssa 6.8.2019 solmittu aiesopimus (Letter of Intent on the establishment of friendship between Helsinki-Uusimaa Region of Finland and the Province of Zhejiang of China). Aiesopimuksen tarkoituksena on syventää Uudenmaan maakunnan ja Zhejiangin maakunnan välistä yhteistyötä. Uudenmaan liitto on hankkinut asiantuntijapalvelua liiton toiminnan tukemiseksi ja aiesopimuksen täytäntöönpanemiseksi vuosina 2018-2021. Syksystä 2021 maaliskuun 2024 loppuun saakka liitossa työskenteli osa-aikaisesti asiantuntija, jonka työtehtäviin kuului Uudenmaan tavoitteita tukeva edustaminen ja suhteiden luominen Kiinassa sekä tiedon tuottaminen Uudellemaalle.

Otto-oikeuden kohteena olevan hankinnan kohteena on Kiinassa, Hangzhoussa Zhejiangin maakunnassa paikallisesti toteutettava asiantuntijapalvelu Uudenmaan liiton Kiina-yhteistyön tukemiseksi. Kysessä on yhden palveluntuottajan kanssa perustettava puitejärjestely ajalle 1.8.2024-30.6.2025.

Hankinnan tarjouspyyntö lähetettiin kolmelle palveluntuottajalle 17.4.2024 sähköpostilla. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, jonka sopimuskauden enimmäisarvoksi tarjouspyynnössä on määritetty 14 000 euroa (alv 0%). Kyseessä on erikseen tilattavat toimeksiannot, joiden toteutuminen riippuu liiton kansainvälisten suhteiden vuosittaisista painotuksista sekä edunvalvonnan toimintasuunnitelman vuosittaisista  sisällöistä. Uudenmaan liitolle ei puitejärjestelyyn perustuen synny määräostovelvoitetta hankittaville asiantuntijapalveluille.

Tarjouspyynnön mukaan toimeksiannot voivat olla

-          ajankohtaisen tiedon tuottamista Hangzhousta, Zhejiangista ja/ tai Kiinasta Uudenmaan liiton tavoitteiden ja tarpeiden mukaisesti

-          yhteyksien/ suhteiden luominen ja ylläpitäminen keskeisten paikallisten tahojen kanssa (hallinnolliset ja kaupalliset tahot)

-          vierailujen järjestelytehtävät kohteessa (esim. tarvittavat varaukset, vierailukohteet, oppaat ym.)

Määräaikaan mennessä vastaanotettiin kaksi tarjousta, jotka molemmat täyttivät hankinnalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksista valittiin kokonaistaloudellisesti edullisin valintaperusteellai paras hinta-laatusuhde. Tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella, jotka olivat seuraavat:

Arviointikriteerit ja niiden painoarvot olivat:

-      Asiantuntijan työkokemuksen laajuus ja kesto asemapaikassa 20 %

-      Asiantuntijan verkostoituminen asemapaikassa 20 %

-      Kokemus delegaatiovierailujen järjestämisestä asemapaikassa 20 %

-      Hinta 40 %

Arviointikriteerien pisteytystaulukot oli ilmoitettu tarjouspyynnössä. Molemmat tarjoukset arvioitiin laadun perusteella erinomaisesti soveltuviksi hankinnan toteuttajaksi. Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi todettiin Vertikal Oy:n tarjous.

Hankintapäätös on annettu tarjouksen jättäneille tiedoksi 3.6.2024 ja se on samana päivänä asetettu kuntalain mukaisesti nähtäville yleiseen tietoverkkoon. Hankintapäätöksestä ei ole tehty oikaisuvaatimusta asianosaisten eikä kuntalaisten toimesta.

Hankinta on ilmoitettu maakuntahallitukselle 7.6.2024 ja otto-oikeutta on tullut käyttää 24.6.2024 mennessä. Maakuntahallituksen puheenjohtaja on ilmoittanut 9.6.2024 käyttävänsä hallintosäännön 20 § mukaista otto-oikeutta hankintapäätökseen. Ilmoitus on tehty laissa säädetyssä määräajassa, joten hankintapäätös tuodaan maakuntahallituksen käsiteltäväksi.

Hankintamenettelyn oikeellisuuden tarkastelu

Koska hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon, ei siihen sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Kansallisen kynnysarvon alittavissa, niin kutsutuissa pienhankinnoissa, tulee kuitenkin myös ottaa huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaiset yleiset periaatteet eli tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteet sekä hallintolain hallinnon oikeusperiaatteet.

Hyvän hallinnon perusteiden mukaisesti julkishallinnon organisaatiot voivat määritellä sisäisissä hankintaohjeissaan organisaatiossaan noudatettavat pienhankintojen periaatteet ja käytännöt. Uudenmaan liiton sisäinen hankintaohje on hyväksytty 22.1.2024. Sen mukaan tavaroiden ja asiantuntijapalveluiden pienhankintaraja (ns. suorahankintaraja) on 15 000 euroa (alv 0%). Tässä kyseessä oleva hankinta olisi siis voimassaolevan ohjeistuksen mukaan voitu tehdä suorahankintana. Suorahankinnalla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa tarjous pyydetään vain yhdeltä, hankinnan toteuttajaksi soveltuvaksi arvioidulta palveluntarjoajalta. Hankinnan toimivaltaisena vastuujohtajana maakuntajohtaja kuitenkin päätti, että suorahankinnan asemesta asiantuntijapalvelu kilpailutetaan rajoitettuna menettelynä.

Hankinnan kohdetta määriteltäessä otettiin huomioon Uudenmaan liiton kansainvälisen toiminnan painotukset sekä edunvalvontasuunnitelma. Puitesopimuksella hankittavien asiantuntijapalveluiden ennakoitiin koostuvan sopimuskaudella muutaman delegaatiovierailun järjestelytehtävistä. Sopimuskauden enimmäisarvo määritettiin kohtuulliseksi, jotta tarjoajille annettaisiin mahdollisimman realistinen käsitys puitesopimuksen nojalla hankittavien palveluiden määrästä.

Tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien mukaisesti ja asetettiin paremmuusjärjestykseen arviointikriteereille määritettyjen painotusten mukaan laskettujen painotettujen pisteiden summan perusteella.

Voidaan todeta, että hankintamenettely on toteutettu Uudenmaan liiton sisäisen hankintaohjeen mukaisesti ja hyvää hallintotapaa noudattaen.

Kuntalain 92 § mukainen käsittely

 Kuntalain 92 § nojalla käsiteltäväksi otetussa asiassa voidaan tehdä uusi päätös, alemman viranomaisen tekemä päätös voidaan pysyttää, kumota tai muuttaa taikka asia voidaan palauttaa uudelleen valmisteltavaksi päätöksen tehneelle viranomaiselle. Kuntalain 64 § nojalla säännöstä sovelletaan myös kuntayhtymässä. Oikeuskirjallisuuden (Harjula-Prättälä, 2019) mukaan kunnanhallitus on velvollinen tekemään päätöksen otetussa asiassa. Alemman viranomaisen tekemät ratkaisut eivät sido kunnanhallitusta.

 Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 125 §:n perusteella vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa, ettei jo aloitettua hankintaprosessia saateta loppuun, vaan prosessi keskeytetään ja jätetään hankinta tekemättä, tai käynnistetään täysin uusi hankintaprosessi. Perusteltuja syitä voivat olla esimerkiksi se, että tarjousten hinnat ylittävät hankintaan varatun budjetin, hankintamenettelyssä on tapahtunut virhe tai tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi, eivätkä tarjoukset ole keskenään vertailukelpoisia.

 Hankinnan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska hankintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi ei ole sallittavaa. Han­kin­ta­lais­sa ei ole sää­det­ty sii­tä, mis­sä vai­hees­sa han­kin­ta­me­net­te­ly voi­daan kes­keyt­tää.

 Otsikon mukainen hankinta on toteutettu voimassaolevien ohjeiden mukaisesti ja hyvää hallintotapaa noudattaen. Hankinnan kohteen kuvaus ja hankittavien asiantuntijapalveluiden laajuus on arvioitu liiton kansainvälisen toiminnan painopisteiden ja edunvalvontasuunnitelman mukaisesti. Hankintaan varatut määrärahat sisältyvät hyväksyttyyn talousarvioon sopimuskaudelle ilmoitetun enimmäismäärän mukaisena.

Asian tausta

 Hallintosäännön 22 § nojalla maakuntahallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava maakuntahallitukselle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä. Kuntalain 92 § sekä hallintosäännön 20 § nojalla maakuntahallituksen puheenjohtaja ja maakuntajohtaja voivat ottaa maakuntahallituksen käsiteltäväksi asian, joka on hallintosäännön nojalla siirretty maakuntahallituksen alaisen viranhaltijan toimivaltaan ja jossa asianomainen viranhaltija on tehnyt päätöksen. Asia on otettava maakuntahallituksen käsiteltäväksi sen ajan kuluessa, jossa kuntalain 138 § mukainen oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä. Kuntalain 138 § nojalla ilmoitus on tehtävä 14 päivän kuluessa tiedoksisaannista. Ilmoitukselle ei ole säädetty määrämuotoa. Kuntalaissa ja hallintosäännössä ei ole tarkempia määräyksiä otto-oikeuden käyttämisessä noudatettavasta menettelystä.

Puheenjohtajan päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää pysyttää maakuntajohtajan tekemän hankintapäätöksen.

Lisäksi hallitus toteaa, että liiton ja Zhejiangin maakunnan välisen yhteistyön tavoitteet ja siinä tarvittavat tukipalvelut määritellään maakuntahallituksessa myöhemmin.

Esittelijä:

Asia käsiteltiin hallintosäännön 122. §:n nojalla ilman viranhaltijan esittelyä, maakuntahallituksen puheenjohtajan selostuksen pohjalta.

Asian käsittely:

Keskustelun aikana hallituksen jäsen Ulla Kaukola 1. varapuheenjohtajan Minerva Krohnin kannattamana teki seuraavan vastaesityksen puheenjohtajan pohjaehdotukseen: "Maakuntahallitus päättää pysyttää maakuntajohtajan tekemän hankintapäätöksen."

Koska oli tehty kannatettu vastaesitys, puheenjohtaja totesi, että asiasta oli äänestettävä. Suoritetussa äänestyksessä puheenjohtajan pohjaesitystä kannattaneet äänestivät JAA ja Kaukolan vastaesitystä kannattaneet äänestivät EI.

Nimenhuudolla toimitetussa äänestyksessä annettiin yhteensä 15 ääntä.

JAA sai 7 ääntä, EI sai 8 ääntä.

JAA äänestivät: Markku Markkula, Johannes Nieminen, Mirita Saxberg, Frida Sigfrids, Mervi Syväranta, Ritva Tarvainen, Tuomas Tikkanen.

EI äänestivät: Reetta Hyvärinen, Tarja Kantola, Ulla Kaukola, Pirjo Komulainen, Minerva Krohn, Pia Lohikoski, Leo Stranius ja Merja Vikman-Kanerva.  

Ulla Kaukolan vastaesitys sai enemmän ääniä, joten se tuli maakuntahallituksen päätökseksi.

Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkula ilmoitti jättävänsä asiasta eriävän mielipiteen.

Päätös:

Maakuntahallitus päätti pysyttää maakuntajohtajan tekemän hankintapäätöksen.

Maakuntahallituksen puheenjohtaja Markku Markkulan eriävä mielipide

Mielestäni on tarpeen kirjata pöytäkirjaan, että tämä hankinta on vain osa liiton ja Zhejiangin maakunnan välisen yhteistyön hoitamista. Koska hallituksen enemmistö ei hyväksynyt esitystäni, jossa olisi osana päätöstä todettu selkeästi, että liiton ja Zhejiangin maakunnan välisen yhteistyön tavoitteet ja siinä tarvittavat tukipalvelut määritellään maakuntahallituksessa myöhemmin, niin ilmoitin, että tämä perusteltu näkemykseni on syytä kirjata eriävänä mielipiteenä, jotta se tulee näkyviin ja huomioon otetuksi jatkotoimissa.

Tarjouspyyntö perustuu puutteellisiin tietoihin Zhejiangin maakunnan ja Uudenmaan liiton välisestä yhteistyöstä, jossa merkittävänä on 2019 hyväksytty yhteistyösopimus koskien yksityiskohtaisia toimintakohteita ja velvoitteita ja sen toteuttamiseksi jo tehty monivuotinen työ. Tarjouspyynnöstä jää todellisuutta paljon vaatimattomampi kuva toiminnan tasosta ja laadusta, jota yhteistyösopimus edellyttää ja johon alueiden välillä on jo edetty.

Korona pysäytti yhteistyön etenemisen. Nyt sopimuksessa määriteltyjä toimintakohteita tulisi arvioida ja määritellä miten kummankin osapuolen kannalta on hyödyllistä edetä. Nyt tulisi valikoida ja saada eteenpäin niitä Uudenmaan kannalta relevantteja toimintakohteita, joilla on uusmaalaisille toimijoille ja Suomelle suuri merkitys.

Uudenmaan liitto on Zhejiang-sopimuksen toteuttamisessa toiminut liiton omaa kokoa paljon suuremmassa Suomi-politiikan roolissa ja profiililla toimien yhteistyössä etenkin ulkoministeriön (etenkin Shanghain edustusto), suomalaisen yrityskentän (etenkin Business Finland) sekä kuntien (etenkin tukien uusmaalaisten kaupunkien toimintaa ja uusia avauksia). Kiinan globaali rooli sekä EU:n Kiina-yhteistyö ovat viime vuosina muuttaneet muotoaan, mutta Kiinan toiminta etenkin ilmastoasioissa on edelleen EU-politiikan ja Suomi-politiikan yksi merkityksellinen ulottuvuus. Tässä liiton rooli voi olla merkittävä.

Liiton tulisikin nyt määritellä suomalaisten yhteistyötahojen kanssa se, mihin keskitytään ja mitä Zhejiang-yhteistyöltä tavoitellaan. Yhteistyösopimus on uusimisvaiheessa, ja tähän tarvitsemme kyseisen alueen tarjoamien mahdollisuuksien asiantuntemusta. Nyt tehtävä hankinta tuottaa Uudenmaan liitolle vain pienen osan niistä palveluista, joita liitto tarvitsee. Täten päätöksessä olisi tullut näkyä selkeästi, että maakuntahallitus päättää liiton tavoitteista ja toiminnan suuntaamisesta myöhemmin.

Markku Markkula

Valmistelu:

 Vastuujohtaja Tuija Telén

Liite:

 Maakuntajohtajan hankintapäätös 3.6.2024 §66/2024