Maakuntahallitus
Pöytäkirja 27.03.2023/Pykälä 37

Maakuntahallitus 27.02.2023 § 23 

Tiivistelmä

Maakuntahallitukselle esitetään, että se merkitsee tiedoksi Uudenmaan liiton hybridityön toimintaohjeen.

Selostus

 Uudenmaan liiton johtoryhmä arvioi marraskuussa yhdessä vastuualuetiimien kanssa liiton hybridityön toimintamallia ja päivitti sen seuraavaan muotoon: 

1. Kaikilla on mahdollisuus työskennellä muualla kuin toimistolla työtehtävien salliessa. Etätyö on vapaaehtoista.
2. Pitkällä aikavälillä keskimäärin noin puolet työstä voi tehdä etätyönä.
3. Kokousten ja muiden tilaisuuksien kokoonkutsuja päättää, järjestetäänkö kokous lähi- hybridi- vai etäkokouksena. Tieto merkitään kalenterikutsuun.
4. Joka toinen perjantai (päivät, jolloin on joryn infotunti) kaikki työskentelevät lähityössä, ellei ole perusteltua syytä olla etänä. Jos on perusteltu syy olla etänä, infotunnille voi osallistua Teams-linkin kautta. Etänä työskentelyn perustelu ilmoitetaan esihenkilölle. Näihin päiviin keskitetään lähikokouksia ja muita tapahtumia. Ohje koskee työntekijöitä, joiden toimipaikka on Pasilassa.
5. Ryhmänvetäjällä on päivittäisjohtamisen oikeus ja velvollisuus sekä lähi- että etätyössä. Jokaiselle työntekijällä on oikeus 1-2 viikon välein ryhmänvetäjän kanssa pidettäviin viikkovartteihin, jossa käydään läpi, mitä työntekijälle kuuluu.
6. Sairaana ei tehdä etätöitä, vaan ollaan sairauslomalla.

 Etätöistä sopiminen ja ilmoittaminen

• Etätöistä ei tarvitse muodollisesti sopia tai ilmoittaa erikseen. Etätyö merkitään kalenteriin.
• Neptonissa leimataan 'etätyö'.

 Tammi-helmikuun vaihteessa ilmeni, että toimintaohjetta on syytä tarkentaa ulkomailla tapahtuvan etätyön näkökulmasta. Ohjeen tarkentaminen on henkilöstöhallinnon valmistelussa. Ennen tämän linjauksen valmistumista on henkilöstölle annettu seuraava väliaikainen ohje:

"Jos Sinun on tarve tehdä etätöitä ulkomailla ennen kuin liiton linjaus ulkomaan etätyöstä valmistuu, sinun tulee 1. pohtia yhdessä esihenkilön kanssa, että järjestely on tarkoituksenmukainen työtehtävien kannalta 2. varmistaa yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa, että työnantajalle etätyöstä koituvat velvollisuudet pystytään täyttämään."

Esittelijän päätösehdotus:

Maakuntahallitus merkitsee tiedoksi Uudenmaan liiton hybridityön toimintaohjeen.

Asian käsittely:

 Asian käsittelyn aikana esittelijä muutti päätösesitystään seuraavasti:

Maakuntahallitus päättää palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi. Tarkempi selvitys henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä toimintaohjeen tarkistaminen tuodaan tiedoksi maakuntahallitukselle.

Päätös:

Maakuntahallitus päätti palauttaa asian yksimielisesti uudelleen valmisteltavaksi. Tarkempi selvitys henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä toimintaohjeen tarkistaminen tuodaan tiedoksi maakuntahallitukselle.

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Inka Tikkanen

Maakuntahallitus 27.03.2023 § 37  

93/01.00.02/2023  

Tiivistelmä 

Uudenmaan liiton henkilökuntaa työskentelee ulkomailla pysyväluonteisesti, esihenkilön antamaan virkamatkamääräyksen mukaisesti tai omaehtoisesti etätöissä. Ulkomaan etätyöhön liittyvien työnantajavelvoitteiden selvittäminen ja yleinen linjaus ulkomailla tehtävästä etätyöstä ovat parhaillaan valmistelussa.

Maakuntahallitukselle esitetään, että se päättää merkitä selvityksen henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä hybridityön toimintaohjeen tarkistamisen tiedoksi.

Selostus

Selvitys henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä

Uudenmaan liiton henkilökuntaa työskentelee ulkomailla pysyväluonteisesti, esihenkilön antaman virkamatkamääräyksen mukaisesti tai omaehtoisesti etätöissä. Työn teon varsinaisesta toimipaikasta sovitaan aina työsopimuksessa. Liiton työntekijöistä seitsemällä henkilöllä on varsinainen toimipaikka määritelty Brysseliin, Belgiaan ja yhdellä henkilöllä Hangzhouhun, Kiinaan.

Henkilöstöhallinnon saamien tietojen mukaan liitossa tekee alkuvuonna 2023 omaehtoista etätyötä ulkomailla kolme henkilöä kolmessa eri maassa. Etätyötä tehdään joko silloin tällöin lyhyitä jaksoja tai pidempi, yhdenmittainen jakso tietyllä aikavälillä.

Jo yhden päivän ulkomailla tehtävä etätyö vaatii työnantajalta tiettyjä velvoitteita. Työnantajavelvoitteet riippuvat kohdemaasta ja asiaan liittyvät selvitykset on tehtävä maakohtaisesti. Selvitys työnantajavelvoitteista kuhunkin kolmeen maahan kohdistuvaan etätyöhön liittyen on parhaillaan käynnissä.

Hybridityön toimintaohjeen tarkistaminen

Liiton vuoden 2022 toukokuussa voimaan tullut hybridityön ohjeistus ei ota erikseen kantaa ulkomailla tehtävään etätyöhön. Asian linjaamisen tarve tunnistettiin hallinnossa tammi-helmikuun vaihteessa 2023 ja helmikuussa 2023 ohjetta tarkennettiin väliaikaisella ohjeella ulkomaan etätyöhön liittyen. Ulkomailla koskevaa etätyötä koskeva yleinen linjaus on henkilöstöhallinnon valmistelussa.

Hybridityön toimintamalli, johon on päivitetty linjaus ulkomaan etätyöstä, tuodaan maakuntahallitukselle tiedoksi, kun linjaus ulkomaan etätyöstä on valmistunut.

Hybridityön toimintaohjeen tarkistamisen tilanteesta ja henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä annetaan tarkempi selostus maakuntahallituksen kokouksessa.

Esittelijän päätösesitys:

Maakuntahallitus päättää merkitä selvityksen henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä hybridityön toimintaohjeen tarkistamisen tiedoksi.

Asian käsittely:

Asian käsittelyn aikana esittelijä muutti päätösesitystään seuraavasti:

Maakuntahallitus päättää merkitä selvityksen henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä hybridityön toimintaohjeen tarkistamisen tiedoksi.

Maakuntahallitukselle tuodaan syksyn aikana tiedoksi selvitys siitä, mitä kustannuksia ja hyötyjä liitolle on syntynyt ulkomailla tehtävästä työstä.

Päätös:

Maakuntahallitus päätti merkitä selvityksen henkilöstön ulkomailla tekemästä työstä sekä hybridityön toimintaohjeen tarkistamisen tiedoksi.

Maakuntahallitukselle tuodaan syksyn aikana tiedoksi selvitys siitä, mitä kustannuksia ja hyötyjä liitolle on syntynyt ulkomailla tehtävästä työstä.

Lisätiedot:

 Vastuujohtaja Inka Tikkanen

 Asiantuntija Eeva Oinonen